Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение о едином порядке оформления приема и увольнения сотрудников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.
Процедура разработки и утверждения положения о приеме на работу
Как и всякий документ локального характера, Положение о приеме на работу разрабатывается и утверждается по определенной процедуре, и должно иметь ряд обязательных реквизитов. Следовательно, документ:
- Отражает юридический статус работодателя, полное наименование предприятия, дату утверждения и вступления документа в силу;
- Содержит указание на сферу деятельности предприятия;
- Должен проходить согласование с руководителем предприятия и профсоюзной организацией (если таковая имеется);
- Визируется юристом после его проверки на соответствие нормам действующего законодательства;
- Утверждается подписью руководителя предприятия;
- Содержит ссылки на нормы закона, подтверждающие правомерность изложенных в Положении условий.
Оформление сотрудника на временную работу
Есть несколько вариантов заключения трудовых отношений с работником:
- по срочному трудовому договору — если работа носит сезонный характер, или сотрудник устраивается на время отсутствия основного работника (декретный отпуск, болезнь);
- по бессрочному трудовому договору — если должность закреплена за конкретным лицом на неопределённое время;
- по договору оказания услуг — если работа ограничена определённым объёмом или конкретной задачей.
Нормативное регулирование трудоустройства
Процедура устройства на работу регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовым кодексом Российской Федерации. В 10 и 11 главах подробно описано, каким образом заключается трудовой договор, оформляются новые сотрудники, а также содержится перечень необходимой для оформления на работу документации;
- Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Данный документ утверждает форму трудовой книжки, являющейся основным документом персонального учета сотрудника;
- Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. В нем содержится перечень инструкций, в соответствии с которыми заполняются сведения о работе и сотруднике: увольнении, перемещениях на работе, поощрениях.
Важно! Оформляя работника, работники кадровой службы обязаны строго следовать требованиям закона. Несоблюдение норм, прописанных в официальной документации, может повлечь за собой дисциплинарную ответственность.
Оформление трудовой книжки
Одновременно с зачислением работника в штат происходит внесение установленных законодательством записей в его трудовую книжку.
Если устройство на службу происходит впервые, трудовую книжку оформляют в этом же учреждении.
В такой ситуации вначале происходит заполнение титульного листа. Трудовая книжка является официальным документом, содержащим сведения о работе граждан.
В титульном листе трудовой должны содержаться сведения о:
- ФИО сотрудника (полностью, сокращения не допускаются) в соответствии с документами, удостоверяющими личность;
- дате рождения. Для ее записи применяют арабские цифры в следующем порядке: число, месяц и год. Число и месяц записываются двузначным, а год – четырехзначным числом;
- образовании. Их вносят на основании подтверждающей эту информацию документации (диплома, аттестата и т. д.). Если образование неоконченное, основанием для внесения сведений служит действительный на дату записи студенческий билет или справка из учреждения;
- профессии и специальности (основанием также служат подтверждающие бумаги).
После того как гражданином проверены внесенные сведения, он расписывается в трудовой. На первой странице ставится подпись оформляющего книжку работника. Подпись заверяется печатью отдела кадров.
Учтите! В трудовой книжке должны содержаться:
- порядковый номер записи;
- наименование организации;
- запись о том, что сотрудник принят в штат;
- данные о перемещениях, присвоении разрядов и т. п.;
- данные об увольнении;
- подпись представителя работодателя и печать учреждения.
О каких госслужащих можно не сообщать
Постановлением Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 28.11.2017г. №46 «О некоторых вопросах, возникающих при рассмотрении судьями дел о привлечении к административной ответственности по статье 19.29 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» определено, в частности, что антикоррупционное законодательство, а именно требования ст. 12 Закона № 273-ФЗ новый работодатель бывшего госслужащего обязан выполнять независимо от суммы месячного вознаграждения, назначенного этому госслужащему.
Если должность бывшего государственного служащего на момент заключения с ним трудового договора отсутствует в перечне, утвержденном указом Президента РФ от 18.05.2009 № 557, то сообщение можно не отправлять.
При переводе работника на другую должность или приеме его в порядке внутреннего совместительства в рамках одной и той же компании направлять сообщение по месту прежней госслужбы работника также не требуется.
При заключении договора ГПХ с бывшим госслужащим, сообщение по месту его прежней службы направляется только в случае, когда стоимость работ (услуг) превышает 100 000 рублей.
Вне зависимости от того принимаете ли вы постоянного сотрудника, совместителя или сезонного рабочего, порядок оформления трудоустройства всегда одинаков и состоит из следующих этапов:
- будущий сотрудник приносит необходимые документы и пишет заявление о приеме на работу;
- будущий сотрудник должен быть ознакомлен (при необходимости под роспись) со всеми нормативными документами предприятия, которыми он должен руководствоваться в новой деятельности;
- работодатель и сотрудник заключают трудовой договор;
- по предприятию на основе трудового договора издается приказ о приеме на работу;
- в отделе кадров заполняют личную карточку сотрудника по форме N2;
- в отделе кадров заводят личное дело и вносят соответствующую запись о приеме в трудовую книжку.
Документы для оформления
Оформляясь на любую работу, соискатель должен предоставить следующие документы:
- паспорт или любой другой документ, который удостоверяет личность;
- свидетельство о государственном пенсионном страховании – если работник устраивается на работу впервые, ему оформляют такое свидетельство;
- трудовую книжку – если работник устраивается на работу впервые, документ ему оформляют на этом предприятии;
- если работник устраивается по совместительству, его трудовая книжка остается по основному месту работы;
- документы воинского учета – предоставляют те граждане, которые подлежат призыву на воинскую службу;
- документы об образовании – в случае, если должность предполагает наличие специальных знаний.
В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы, согласно нормам законодательства. Например, лицам, которые будут работать с опасными и наркотическими веществами, необходимо также предоставить медицинское заключение о состоянии здоровья. Лицам, поступающим на государственную или муниципальную службу, необходимо написать заявление о трудоустройстве и заполнить анкету – для всех остальных специалистов это требование не является обязательным.
Конечно, на многих предприятиях просят написать заявление, и заполнить анкету, но отказ сотрудника совершить это не может быть основанием для отказа в приеме на работу. Документирование приема на работу начинается с момента предоставления будущим работником своих документов в отдел кадров предприятия.
Регламент приема на работу совместителей
Процедура приема на работу совместителей определяется типом совместительства — внешним или внутренним. Если совместительство внешнее, работник не обязан предъявлять трудовую книжку, поскольку она уже хранится по месту основной работы. Запись о дополнительной занятости можно не вносить. Но если об этом просит сам работник, выдайте ему заверенную справку, выписку или копию приказа о приеме на работу, чтобы он смог передать ее по месту основной занятости. СНИЛС и военный билет тоже не требуйте: достаточно паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (ст. 283 ТК РФ).
У внутреннего совместителя никакие документы, как правило, не запрашивают — нет необходимости. Работник уже числится в штате предприятия, а значит, предоставил все необходимые сведения еще на этапе первого трудоустройства. Но если должность по совместительству требует определенных знаний, навыков или допусков, смело запрашивайте дипломы, сертификаты и другие документы, подтверждающие их наличие.
В остальном порядок действий не меняется. Заключается письменный трудовой договор (главное основание для приема на работу) с условием о совместительстве, издается приказ, сотрудника знакомят с нормативными документами и проводят инструктаж по охране труда на новом, хоть и не основном, рабочем месте.
|
Внимание! Нельзя принимать лиц до 18 лет на работу по совместительству, даже если речь идет о нескольких рабочих часах в неделю. |
Какие вопросы включить в программу и инструкцию вводного инструктажа?
Чтобы программа вводного инструктажа отвечала требованиям организации, в нее в дополнение к примерной программе желательно внести еще ряд вопросов. Вот некоторые из них:
- особенности заключения трудового договора и его связь с тарифно-квалификационным справочником;
- опасные и вредные производственные факторы, воздействующие на работника;
- порядок допуска к самостоятельной работе;
- условия, при которых наступает ответственность работника;
- правила взаимоотношений с инспекторами государственных структур в случае проведения проверки;
- дисциплинарные взыскания за нарушение правил внутреннего трудового распорядка и охраны труда;
- последствия невыполнения требований по режиму рабочего времени;
- перерывы для отдыха и питания;
- процедуры для установления факта употребления работником алкоголя и состояния опьянения.
В программу инструктажа необходимо также добавить раздел «О лицах, командированных в организацию, сотрудниках сторонних организаций и выполняющих работу по гражданско-правовому договору». Ведь даже если работники трудятся исключительно в офисе, в его помещении периодически могут производиться различные работы. Это и техническое обслуживание кондиционеров, и косметический ремонт помещений, и ремонт сантехнического оборудования, установка рекламы, и т. д.
Прием на работу сопровождается проверкой персонала, которая осуществляется по таким параметрам:
- уточняются данные на достоверность, указанные в резюме;
- определение подлинности поданных документов;
- проверка данных из биографии, чтобы выявить возможные факты, наличие которых недопустимо для замещения конкретной должности;
- просмотр рекомендаций от предыдущего работодателя и проверка достоверности оценочных данных;
- уточняется, не является ли соискатель ранее судимым, правонарушителем, имеет ли взыскания в виде штрафов;
- изучается кредитная история.
Процесс проверки имеет три степени:
- Поверхностная. Ее целесообразно проводить, если предстоящая должность не касается ответственности за материальные ценности. В этом случае проводится лишь сверка личных данных и определяется, существуют или отсутствуют конкретные факты, не совместимые с приемом на работу.
- Средняя степень. Кроме осуществления поверхностной, проводится собеседование с использованием методики определения, насколько искренне соискатель отвечает на вопросы. Представленные данные и результаты собеседования анализируются, и работодатель принимает решение: принять или отказать.
- Глубокая проверка необходима при приеме на материально ответственную должность и (или) предусматривающую необходимость принятия управленческих решений. Применяются все изложенные выше методы, а также изучается круг знакомых, соседей, проводится опрос их мнения о кандидате. В числе опрашиваемых может быть участковый по месту проживания соискателя. В особых случаях может применяться полиграф. Полученная информация является основой для проведения тщательного анализа и составления психологического портрета. В зависимости от того, насколько он соответствует критериям для положительного решения, делается окончательный вывод о судьбе кандидата на должность.
Порядок приема на работу
Прием человека на работу — кадровая процедура, с которой начинаются трудовые взаимоотношения работодателя и работника. Ошибки при оформлении документов чреваты для компании претензиями со стороны государственных органов, а в случае инцидента между сторонами — судебным разбирательством.
Порядок приема на работу новичка зависит от того, в какую именно организацию он трудоустраивается (на государственной службе у кадровых процедур есть свои нюансы).
Прием работника на работу оформляется в 2 этапа:
- Работник представляет необходимые для устройства на работу документы и пишет заявление о приеме.
- Работодатель составляет кадровую документацию.
В соответствии со ст. 65 ТК РФ для трудоустройства гражданину понадобятся:
- паспорт или другой удостоверяющий документ, например, паспорт иностранного гражданина;
- трудовая книжка;
- документы воинского учета;
- СНИЛС (пенсионное свидетельство);
- документы об образовании;
- справка об отсутствии судимости (для трудоустройства в органы полиции, таможни, образовательные учреждения, ФСБ, службу судебных приставов).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если для работника ваша компания не будет основным местом работы, трудовую книжку он представлять не должен. Если же работник устраивается на работу впервые, трудовую книжку и СНИЛС ему оформляет работодатель.
Перечень документов для приема на работу не является закрытым. Отдельные законодательные акты устанавливают для определенных профессий или категорий граждан обязанное наличие дополнительных документов. Например, иностранцы при приеме на работу представляют полис ДМС, разрешение на работу или патент, разрешение на временное проживание в РФ, вид на жительство (ст. 327.3 ТК РФ). У водителя при трудоустройстве запросят водительское удостоверение, у продавца — личную медицинскую книжку (п. 1 приказа Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402).
Многие работодатели при приеме на работу требуют свидетельство об ИНН, хотя этот документ не входит в перечень, установленный ТК РФ. Однако мы рекомендуем его запрашивать, поскольку с 2016 года налоговики ужесточили правила проверки справок 2-НДФЛ (письмо управления налогообложения имущества и доходов физических лиц ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733), в том числе правильности заполнения ИНН работника.
Формирование заявки на подбор
2.1. Подбор персонала проводится на конкурсной основе.
2.2. В случае возникновения необходимости замещения вакантной должности, Руководитель структурного подразделения формулирует требования к соискателю и условия его занятости, излагая их в форме стандартного бланка Заявки на подбор персонала (Приложение 1), подписывает ее и передает в Службу персонала.
При необходимости, Служба персонала проводит мониторинг рынка труда и сообщает среднюю заработную плату по данной вакансии Руководителю структурного подразделения, заполняющему Заявку.
2.3. В ситуации, когда подается Заявка на должность, не предусмотренную действующим штатным расписанием, Руководитель соответствующего подразделения готовит письменное обоснование введения новой должности, в котором указывает сумму компенсационного пакета, описание основных задач и функций сотрудника, изменения, которые необходимо внести в должностные инструкции существующих работников, взаимодействующих с новой штатной единицей.
На основании этого и в случае признания целесообразности данного обоснования, Директор Компании утверждает приказ о введении новой должности в штатное расписание предприятия.
2.4. Днем принятия Заявки в работу является дата утверждения Заявки Директором Компании. Общий срок конкурса не должен превышать одного месяца со времени появления вакансии. Для позиций высшего управленческого уровня срок подбора определяется индивидуально, в каждом конкретном случае.
Заключение трудового договора
- Заключение трудового договора происходит после процедуры полного оформления необходимых документов.
- Сторонами при заключении трудового договора являются работник и работодатель, но могут быть и участники- профсоюзы.
- Заключение трудового договора закрепляет за каждой из договорных сторон определённые права и обязанности.
- Работник обязуется выполнять свою работу или служебные обязанности строго придерживаясь внутреннему распорядку, установленному работодателем, выполнять установленные нормы труда , соблюдать технику безопасности.
- При этом, работник имеет право на своевременную оплату труда, на положенный законами отдых, право на повышение своей квалификации и прочий перечень, предусмотренный ТК РФ.
- Работодатель, согласно трудовому договору обязан предоставить работнику достойную и полную оплату за выполненную работу, обеспечить работника социальным страхованием, соблюдать трудовое законодательство в полном объёме, улучшать бытовые условия работника и многое другое.
- Работодатель имеет право изменять и расторгать трудовые договора в определённых случаях, совместно с профсоюзом работников вести коллективные переговоры, поощрять или наказывать работников материально и дисциплинарно, согласно положениям Трудового кодекса РФ.