Запись в трудовой книжке при увольнении: шпаргалка кадровика

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Запись в трудовой книжке при увольнении: шпаргалка кадровика». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Частый вопрос сотрудников: когда должны отдать трудовую книжку при увольнении? Срок выдачи трудовой книжки уволенному сотруднику четко установлен: после того как сделана запись в трудовой об увольнении (по собственному желанию или нет — не важно), бланк работодатель обязан выдать гражданину на руки в последний день работы.

Когда работнику выдаются документы

Отправка трудовой книжки по почте при прекращении трудовых отношений возможна только с согласия ее владельца, которое следует оформить в письменном виде. Это практикуется, если работник заранее предупреждает работодателя о том, что не сможет в день расторжения контракта присутствовать на рабочем месте. Этим пользуются, если главный офис компании находится на значительном расстоянии от подразделения, в котором работает человек.

Бланк необходимо вернуть владельцу вовремя. Что делать, если в положенный срок уволенный работник за ним не явился? Невыдача трудовой книжки при увольнении грозит работодателю неприятностями в виде штрафа в размере до 50 000 рублей. Чтобы обезопасить себя, руководителю компании следует посредством почты послать бывшему сотруднику уведомление с просьбой забрать бланк в отделе кадров предприятия или дать согласие на отправку его по почте. Сделать это надо в последний рабочий день уходящего сотрудника.

Если работник не явится за бланком самостоятельно, он вправе обратиться за помощью к человеку, которому доверяет, — близкому родственнику или сослуживцу. После оформления доверенности у нотариуса знакомый сможет получить в отделе кадров его документ.

Только после того как уволенный сотрудник получил свою трудовую книжку с записью об увольнении в соответствующей графе, ставят точку в этом непростом деле.

Общие правила заполнения

Основная часть, в которую вносят сведения о трудоустройстве и прекращении работы, представляет собой таблицу, состоящую из четырех граф. Разберемся, как происходит оформление трудовой книжки при увольнении по собственному желанию 2019. Инструкция по заполнению предписывает следующий порядок заполнения этого документа:

• первая графа предназначена для указания порядкового номера записи, при этом по всему документу предусмотрена сквозная нумерация;
• вторая графа содержит дату; день и месяц проставляются двузначным числом, год — четырехзначным (в формате 01.02.2019);
• третья графа указывает на причину и основания, по которым сотрудник прекращает работу, при этом обязательна ссылка на номер части, пункта и статьи (Трудовой кодекс Статья ТК РФ);
• четвертая графа указывает реквизиты приказа о расторжении договора.

Какая запись делается в трудовой

Увольнение сотрудника сопровождается записью в его трудовой книжке. Как правило, заполнение этого документа не доставляет трудностей. Корректная запись не вызовет дополнительных вопросов ни у налоговой, ни у трудовой инспекции.

Заполнение книжки при увольнении по собственному желании происходит по следующему алгоритму:

1. Обозначается порядковый номер записи.
2. Указывается дата увольнения.
3. Пишется основание для увольнения, ссылаясь на законодательство (пункт 3 статьи 77 ТК РФ или статья 80 ТК РФ).
4. Фиксируются реквизиты изданного приказа о разрыве трудового договора.
5. Проставляется подпись сотрудника кадровой службы (руководителя организации), а также уволенного сотрудника при получении книжки, что свидетельствует о признании сделанной записи верной.

Чем отличается увольнение по «собственному желанию» от других видов увольнения

1. Добровольность

Вы сами принимаете решение уйти из компании. Даже если вас подталкивают к этому «внешние» обстоятельства: низкая зарплата, конфликт с коллективом, неадекватное поведение руководства, переезд в другой город и т.д.

Написать заявление можно на любом этапе, даже если вы проработали всего день. Поэтому досрочное расторжение трудового договора тоже возможно: необязательно дожидаться истечения испытательного срока или дорабатывать до окончания срочного договора. Штрафов за досрочное увольнение не предусмотрено!

Расторжение трудового договора работником нужно отличать от ситуации, когда работодатель, не желая напрягаться с увольнением по статье или по сокращению, предлагает работнику написать заявление «по собственному». В этих случаях, при условии, что вы не хотели увольняться, можно через суд доказывать, что к увольнению вас принудили.

Имейте также ввиду, что никакие «золотые парашюты» (открыто или в конверте) или другие бонусы при уходе «по собственному» не положены. Поэтому если вам предлагают уволиться «по собственному желанию» и обещают при этом какие-то выплаты, вас вводят в заблуждение. В таких случаях речь должна идти о формулировке «увольнение по соглашению сторон».

1. Отсутствие дополнительных выплат

Есть ли разница, когда увольняться?

Да, есть. Момент подачи заявления зависит от вашей цели. Определитесь, чего вы хотите больше: получить максимум денег, отдохнуть или не упустить шанс выйти на новую работу.

• Если больше нужны деньги, нужно написать заявление с таким расчетом, чтобы в отработанное время попало больше половины месяца — тогда вы получите компенсацию за большее количество дней отпуска.

Например, если написать заявление 25 ноября, увольнение состоится 9 декабря, поэтому декабрь не будет учитываться при выплате компенсации за отпуск.

А если написать заявление 2 декабря, увольнение произойдет 16 числа, так будет отработано больше половины месяца, поэтому декабрь войдет в расчет.

Но важно помнить, что в первый год работы считаются не календарные месяцы, а фактически отработанные. То есть, если вы устроились работать 10 апреля, до конца года отработанные вами месяцы будут отсчитываться с 10-го по 10-е число.

• Если дорого время, то самый подходящий день для написания заявления — понедельник. Или день, когда вы уходите на больничный.
• Если остались неиспользованные дни отпуска, — есть смысл написать заявление об отпуске с последующим увольнением. Об этом поговорим поподробнее.

Читайте по теме: Заявление на увольнение по собственному желанию сотрудника ИП
На данный момент трудовая является первичным документом, в котором отражается вся информация о трудовой деятельности человека, необходимая для выявления общего рабочего стажа. По этому причине на законодательном уровне предъявляются строгие требования к записям, вносимым в книжку:

• запись вносится только при условии, что человек успел отработать на предприятии более 5 дней, и эта работа являлась основной. Если гражданин был принят по совместительству, то данные о месте работы указываются только при его личной просьбе;
• любые отметки должны вноситься только ручкой с черной, синей или фиолетовой пастой;
• при внесении записи ответственное лицо должно строго следить за порядком нумерации. Кроме этого, каждой отметке присваивается индивидуальный номер с помощью арабских цифр;
• обязательное указание точной даты внесения отметки, в том числе дня и месяца с помощью двух цифр и года с помощью четырех цифр;
• на первой странице трудовой должны быть указаны личные данные человека, которые ответственное лицо обязано сверить с паспортом работника. Данная процедура необходима для подтверждения подлинности документа;
• если на первой странице трудовой нет печати компании, которая является первым местом трудоустройства гражданина, то книжка признается недействительной;
• каждая запись о трудоустройстве должна быть закрыта отметкой об увольнении. В противоположном случае человек не может быть принят на новое работы. Для закрытия запись гражданин должен обратиться к предыдущему работодателю;

Важно знать! Если работодатель намеренно проигнорировал требования о внесении записи о расторжении трудовых отношений в книжку, то бывший сотрудник может подать на него в суд и добиться выплаты компенсации за время, когда он не мог трудоустроиться из-за ошибки бывшего директора.

• привлечение сотрудник к дисциплинарному взысканию отражается в документе только в том случае, если это стало причиной разрыва договора трудоустройства;
• все записи, которые вносятся в книжку, обязаны соответствовать приказам, изданным руководителем организации.

Важно знать! В документе недопустимо наличие зачеркиваний, исправлений или помарок. Исключением является страница с личными данными работника.

Ответственное лицо при внесении записи может допустить ряд ошибок, в том числе и по незнанию. Среди наиболее распространенных следует выделить:

• внесение отметки в трудовую, чернилами красного, зеленного или иного цвета, отличающегося от предусмотренного на законодательном уровне;
• наличие сокращений в записи, в том числе в названии нормативных документов;
• неверная формулировка причины расторжения трудовых отношений. При увольнении сотрудника, ответственное лицо должно внести запись о причинах, идентичную указанной в приказе предпринимателя и соответствующую нормам, предусмотренным на законодательном уровне;
• если при передаче работнику трудовой запись в ней будет не заверена предпринимателем или иным ответственным лицом, то она считается недействительной. Ответственное лицо обязано поставить свою подпись с расшифровкой и печать организации (или подпись предпринимателя);
• отсутствие подписи сотрудника об ознакомлении с внесенной записью.

При наличии каких-либо ошибок или неточностей ответственное лицо должно быть привлечено к ответственности. Для этого работник может обратиться в судебную инстанцию.

Общие положения о заполнении и нормативно-правовая база

Вопросы, связанные с увольнением и порядком заполнения трудовой книжки, регулируются:

Трудовым кодексом РФ;

• Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г №225);
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 г. №69.

Основная часть документа, в которую вносятся записи о трудоустройстве и увольнении, состоит из четыре граф:

1 графа — порядковый номер, нумерация сплошная;

2 графа -дата (день и месяц двузначные числа, год четырехзначное);

3 графа — причина и основание увольнения с ссылкой на соответствующую статью, её часть и пункт Трудового кодекса РФ.

Обратите внимание! Сначала указывается пункт, потом часть статьи, а затем уже сама статья нормативно-правового акта. (ст.84.1 ТК РФ).

Здесь же под основанием работник и ответственный специалист расписываются, ставится печать организации. Её нужно ставить так, чтобы не возникало трудностей с прочтением надписей.

Подпись работника подтверждает, что:

• он согласен с записью;
• книжка выдана своевременно.

4 графа — реквизиты приказа.

Запись об увольнении делается в последний день.

Книжка заполняется аккуратно шариковой, гелиевой или перьевой ручкой: синими, фиолетовыми, черными чернилами, устойчивыми к свету.

Прогул, как основание для увольнения

Наниматель вправе уволить своего сотрудника за действия, которые подпадают под определение прогула. Трудовой кодекс в пп. а) п. 6 ч. 1 ст. 81 признает им следующие проступки, которые совершены без уважительной причины:

• работник отсутствовал на рабочем месте в течение всей смены (невыход на работу);
• сотрудник покинул место работы и не появлялся в течение полных четырех часов и более.

Прогулом признается также случай, когда работник оформлен по трудовому договору, написал заявление об увольнении, но не отработал положенный двухнедельный срок. А также не вышел на работу без уважительной причины и не предупредив о расторжении договора.

Сложности вызывает вопрос учета в непрерывное время отсутствия на работе в обеденный перерыв. По мнению суда, время для отдыха и приема пищи должно быть исключено из общего времени прогула, поскольку оно не учитывается, как рабочее время (в соответствии с нормами ст. 106 и 108 ТК). Но каждый конкретный судья по этому вопросу может иметь свое мнение, считая, что перерыв на отдых и обед не прерывает времени необоснованного отсутствия на работе. Приведем в таблице значения, которые признаются периодом отсутствия и прогулом в зависимости от продолжительности рабочей смены.

Продолжительность рабочей смены	Время отсутствия на рабочем месте без уважительной причины	Считается ли прогулом
3 часа по режиму совместительства	1 день	Да
5 часов – неполный рабочий день	В период рабочей смены в течение 3 ч. 30 мин. подряд	Нет
8-часовая обычная смена с часовым перерывом на обед	В течение смены с 9 до 13 часов	Нет
В течение смены с 12 часов до конца рабочего дня	Да

Правила изменения формулировки в трудовой книжке

Чтобы скорректировать запись в трудовой книжке, достаточно придерживаться нескольких правил:

• Не зачеркивать неверную информацию. Любые зачеркивания, исправления и существенные помарки в трудовой книжке не допускаются. Вместо этого рекомендуется указать ниже неверной записи сноску, например: «запись под № признается недействительной на основании приказа №4859430 от 12.03.2019…». Данный вариант актуален, если допущены ошибки в дате увольнения или реквизитах приказа.
• Если после недостоверной записи уже указаны новые сведения, исправление вносится под новым порядковым номером после них. Для этого необходимо указать номер неверной записи и данные из приказа.

Основные ошибки при заполнении

Все ошибки, которые допускают кадровики при внесении записи можно разделить на общего плана и связанные с составлением записи:

• Внесение записи зеленой, красной либо другой цветной пастой. Для выполнения записи в трудовой можно использовать гелевую либо шариковую ручку черного, синели либо фиолетового цвета;
• Нельзя производить сокращения любого характера — ТК вместо «Трудовой кодекс», пр. вместо «приказ» и т. д.

• Использование неверной формулировки причины увольнения. Запись должна вноситься точно так же, как причина указана в ТК либо другом федеральном законе. В то же время, Правила ведения книжек понятия «Увольнение» и «Прекращение трудового договора» используют как тождественные;
• Кадровик не заверяет запись об увольнении. После составления записи ответственный работник должен внести свою подпись и расшифровать ее. Печать ставится при ее наличии;
• Работник не ставит ознакомительную подпись. После того, как уволенный прочитал внесенную запись, ему необходимо подтвердить это подписью. Роструд рекомендует, чтобы уволенный ставил свою отметку под подписью кадровика.

Окончательный расчет с работником

Окончательный расчет с работником необходимо произвести при увольнении в 2022 году. Необходимо выплатить не только заработок, но и компенсировать подчиненным неиспользованные отпускные. Законодательством и трудовым договором могут быть предусмотрены и другие виды выплат. Что включить в расчет при увольнении в 2022 году:

1. Заработная плата за фактически отработанные часы в месяце, который соответствует дате расторжения трудового договора. Обратите внимание, что выплата заработка производится с учетом уже выплаченного аванса за этот месяц.
2. Компенсация за неоплаченные дни отпуска. Все дни, которые работник не использовал, подлежат оплате. Рассчитать компенсацию за основной и дополнительный отпуск.
3. Компенсационные премии и поощрения, что гарантируются трудовым договором, положением об оплате труда и иными локальными актами об организации. Например, доплаты за выслугу лет или за переработку.
4. Премиальные платежи. Если положением о премировании установлены условия о премировании, то премия должна быть выплачена. Обычное увольнение в 2022 году не может быть основанием для отказа в премировании, если это прямо не установлено в положении.
5. Другие компенсации, гарантии и доплаты. Например, расчет командировочных расходов (оплата сверхнормативных расходов), компенсация питания, командировочных и других выплат, предусмотренных трудовым договором, но только за фактически отработанные дни.

Крайним сроком перечисления заработка и выходного пособия в 2022 году является день истечения срока действия трудового договора. Но могут быть исключения. Например, если работник уходит в отпуск с последующим увольнением, то отпускные нужно выплатить за три дня до начала отпуска, а остаток дать в последний день работы перед уходом в отпуск.

Сведения о приеме на работу

Информация о приеме на работу отражается в разделе «Сведения о работе». Он заполняется одинаково как для тех, кому трудовая книжка оформляется впервые, так и для тех, кто ранее уже работал.

Сначала указываются данные о работодателе. Их надо отразить в виде заголовка по центру графы 3 раздела. Вписывается полное и, при наличии, сокращенное наименование организации, либо ФИО предпринимателя. Как уже отмечалось, допустимо использовать штамп, содержащий сведения о работодателе. Порядковый номер этой записи не присваивается.

Под заголовком вносится непосредственно запись о приеме на работу. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер (т.е. следующий за тем, который уже имеется в книжке, либо «1», если это новая трудовая книжка). В графе 2 указывается дата издания приказа о приеме на работу (можно использовать унифицированную форму № Т-1; утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В графу 3 вносятся данные о том, на какую должность и в какое подразделение (если оно указано в приказе) принят сотрудник. А в графе 4 отражаются данные о самом приказе: наименование документа, а также его дата и номер.

Бесплатно оформить и распечатать приказ по форме № Т‑1

ВНИМАНИЕ. Никакая другая информация из приказа о приеме на работу, в том числе сведения об испытательном сроке, в трудовую книжку не переносится.

Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу

Работодатель обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства. В этом случае книжка заполняется в присутствии работника (п. 8 Правил).

Бланк трудовой книжки приобретает работодатель. Но расходы разрешено переложить на работника. В частности, по его заявлению можно удержать стоимость бланка из заработной платы (п. 47 Правил). ККТ при выдаче трудовой книжки не применяется (письмо Минфина от 25.01.19 № 03-01-15/4355).

Титульный лист заполняется на основании тех документов, которые принес работник (паспорт, диплом и т.п.).

Данные о работнике — фамилия, имя, отчество, а также дата рождения — берутся из паспорта. Дата рождения указывается цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ; слово «года» при этом не пишется.

Из документов об образовании (диплома, аттестата, справки об обучении и т.п.) переносятся сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее), а также о профессии и специальности.

В какой срок работник должен предупредить об увольнении по собственному желанию

Работник должен предупредить вас об увольнении по собственному желанию, как правило, не менее чем за две недели до увольнения (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Иной срок предупреждения установлен, в частности:

— для работников в период испытания — не позднее чем за три дня (ч. 4 ст. 71 ТК РФ);
— для руководителя организации — не менее одного месяца (ст. 280 ТК РФ);
— для работников, заключивших трудовой договор на срок до двух месяцев, — за три календарных дня (ч. 1 ст. 292 ТК РФ);
— для сезонных работников — за три календарных дня (ч. 1 ст. 296 ТК РФ).

Указанные сроки нужно исчислять со следующего дня после того, как к вам поступило заявление работника об увольнении (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Для этого рекомендуем зафиксировать дату получения заявления, например, в журнале регистрации заявлений работников.

Время отпуска или болезни не прерывает течение этих сроков. На это время может приходиться и дата увольнения. Это следует из ч. 3 ст. 14, ч. 1 ст. 80 ТК РФ, Письма Роструда от 05.09.2006 N 1551-6.

Учтите, что в течение указанных сроков работник может передумать увольняться и отозвать заявление об увольнении (ч. 4 ст. 80 ТК РФ).

Похожие записи:

• Дают ли материнский капитал за двойню в 2023 году
• Образец заполнения заявления на возврат НДФЛ ( КНД 1150058 )
• Распределение долей для налогового вычета