Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Закон об удаленной работе: новые права, обязанности и гарантии работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Когда наступила первая волна заболевания коронавируса, и удаленка стала нормой, оказалось, что в отечественном законе недостаточно гибкости для обеспечения безопасности подобного маневра. Компании просто не понимали, как удаленка оформляется. Они должны были получить согласие каждого работника для перехода на удаленный формат работы. Такое же согласие должно было быть, если сотрудник должен работать сверхурочно, в выходные или праздники.
Можно перевести человека на удалёнку не имея его согласия
Есть и другие поводы для получения согласия на манипуляции с работником. Например, перенос или разделение отпуска на несколько частей, а также его преждевременный выход на работу из отпуска. Прежде чем что-то делать, работодатель был вынужден брать согласие своего сотрудника. Это же касалось удаленной работы. Но если в компании очень много рабочих мест, оформление согласия каждого сотрудника это длительный и хлопотный процесс, который отнимает неоправданно много времени и был не всегда эффективным.
Кадровая служба порой не справлялась с поднявшейся загрузкой и процедура затягивалась, что в условиях пандемии было опасно. Работников нужно было как можно быстрее отпустить домой и обеспечить им условия работы удаленно. Закон об удаленной работе с 1 января 2021 года заметно упростил процедуру и сделал её более эффективной.
Можно обойтись без электронной подписи для большинства бумаг
С тех пор как вступил в силу закон об удаленной работе, работники могут не использовать электронные подписи при работе с документами. Раньше это было обязательным условием при обмене документами, которые составлялись между работником и компанией. Но была одна существенная проблема – подобная подпись есть далеко не у каждого, а заниматься её оформлением не возникало необходимости, так как в офисе можно было поставить совершенно обычную подпись.
Но после того как большинство работников перешло на дистанционный формат работы, обнаружились все недостатки подобной системы. Например, несмотря на риски, люди даже во время жесткого карантина были вынуждены ехать в офис, чтобы поставить свой автограф на скопившихся документах.
На данный момент чтобы документы имели необходимую юридическую силу вполне достаточно использовать для их пересылки оговоренный заранее электронный адрес. Тогда без электронной подписи можно обойтись. По крайней мере в некоторых случаях. К тому же в исключительных ситуациях подойдет неквалифицированная электронная подпись. Правда изначально нужно прописать рассматриваемый пункт в трудовом договоре или подождать, чтобы генеральный директор компании выдал приказ, разрешающий подобные манипуляции.
Взаимодействие с работодателем
В целях исключения разного рода споров и разногласий по поводу того, как именно должен трудиться и отчитываться о выполняемой работе дистанционный сотрудник, поправки вносят в ТК РФ нормы о порядке взаимодействия удаленных работников и их работодателей (будущие ч. 3-5 ст. 312.4 ТК РФ).
Порядок взаимодействия должен устанавливаться локальным нормативным актом работодателя.
Данный порядок должен предусматривать конкретное время выполнения дистанционным работником трудовой функции в пределах рабочего времени. Например, с 8 часов до 5 часов с 10-минутными перерывами каждый час и перерывом на обед с 13 до 14 часов.
Во время выполнения трудовой функции (не во время перерывов) сотрудник должен оставаться на связи. То есть он должен иметь возможность отвечать на звонки, электронные письма и прочие запросы работодателя.
При этом в порядке взаимодействия необходимо оговорить срок, в течение которого дистанционный работник обязан реагировать на запросы работодателя, связанные с выполнением трудовой функции.
Работник не обязан отвечать на запросы работодателя, сделанные в любой форме, вне времени, установленного порядком взаимодействия.
Если порядок взаимодействия не был согласован сторонами трудового договора о дистанционной работе либо работник не был ознакомлен с ним, то его нельзя привлечь к ответственности за несвоевременный ответ или отсутствие ответа на запросы работодателя.
Отдельно поправки оговаривают, что в случае производственной необходимости работодатель может с согласия работника привлечь его к выполнению трудовой функции вне времени, установленного порядком взаимодействия. Но такую работу нужно будет оплачивать как сверхурочную.
Увольнение дистанционных работников
В настоящее время расторжение трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя производится по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ).
Как говорится в пояснительной записке к законопроекту, подобная формулировка закона приводит к тому, что работодатели часто прописывают в трудовых договорах следующие основания для увольнения дистанционных работников:
- отсутствие у работодателя достаточного объема работы;
- нецелесообразность дальнейшего сотрудничества;
- производственная необходимость, определяемая работодателем;
- неэффективная работа дистанционного сотрудника и пр.
Что нужно помнить при увольнении дистанционных сотрудников
- Удалённых работников формально можно уволить по тем же основаниям, что и остальных. Но в некоторых случаях, например — при прогуле, обосновать увольнение по инициативе работодателя будет намного сложнее.
- ТК РФ предусматривает два дополнительных основания для увольнения для дистанционных работников: невыход на связь с работодателем или переезд в другую местность, если он помешает трудиться на прежних условиях.
- Документооборот при увольнении удалёнщика можно организовать как в электронном виде, так и на бумаге. В последнем случае все документы необходимо отправлять заказными письмами с уведомлением о вручении.
- Ещё на этапе приёма на работу дистанционного сотрудника лучше сразу предусмотреть его обязанность оформить ЭЦП. Так вы упростите документооборот во время работы и при увольнении, и подстрахуете себя от возможных споров и проволочек.
Об оплате труда сотрудников на удаленке
В статью 312.5 ТК РФ включено новое правило: выполнение работником работы в удаленном режиме не может быть основанием для снижения его заработной платы. Таким образом, переводя сотрудника на удаленку, снижать ему зарплату нельзя. При необходимости это можно сделать только в общем порядке и при наличии достаточных оснований.
При этом стоит помнить, что работодатель должен обеспечить сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), то есть изменить оклад (тарифную ставку) можно не для конкретного работника, а для определенной должности. Соответствующие действия повлекут внесение изменений в штатное расписание.
Как изменились общие положения о дистанционной работе
Все изменения трудового законодательства о дистанционной работе, которые вступили в силу с 2021 года, отражены в законе от 08.12.2020 № 407-ФЗ.
Само понятие дистанционной работы не изменилось. Речь по-прежнему идет о выполнении трудовых функций вне места нахождения работодателя и за пределами любых объектов, находящихся под его контролем.
Однако в новой редакции статьи 312.1 ТК РФ дистанционная работа разбита на три вида:
- Постоянная – на весь срок действия трудового договора;
- Временная – непрерывно, но не дольше 6 месяцев;
- Периодическая – когда «удаленка» и работа на стационарном месте чередуются.
Таким образом, снят вопрос о законности «смешанного» формата работы, когда сотрудник частично выполняет свои функции в офисе, а частично – за его пределами.
На дистанционную работу можно перевести как вновь принятых сотрудников, так и тех, кто уже работает в «стандартном» формате. В последнем случае условия перевода следует отразить в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Ознакомление сотрудника с документами
Для удобства всех сторон могут использоваться электронные документы с электронной цифровой подписью (далее ЭЦП): так можно подписывать документы как при приеме на работу, так и при увольнении с нее.
Оригиналы документов можно направлять Почтой России заказным письмом с уведомлением о вручении, чтобы потом можно было доказать, что сотрудник документы получал. Можно также внести в опись указание о том, какие именно документы находились в конверте.
Чтобы не ошибиться с адресатом и чтобы все дошло в срок, нужно получить от сотрудника письменное согласие на получение документов почтой с указанием адреса его фактического места нахождения. Впоследствии после увольнения на этот адрес ему можно будет выслать трудовую книжку, если сам он за ней в офис не явится.
Если увольнение произошло «по статье», то это необходимо указать и в приказе об увольнении, и отразить в трудовой книжке. Работника нужно ознакомить с электронным вариантом приказа, а затем в тот же день отправить ему бумажный вариант заказным письмом с уведомлением.
Как правильно оформить и уволить удаленного сотрудника
Интерес работодателей к формату удаленного сотрудничества вполне объясним: перевод сотрудников на удаленную работу значительно сокращает расходы.
Опросив компании, эксперты Hays и Comunica выяснили, что в 67% организациях удаленка позволяет сэкономить на накладных издержках, в 14% — на ФОТ, в 10% – на представительских затратах. Чаще всего формат удаленной или дистанционной работы распространен в стартапах.
И обычно перед работодателями возникают вопросы: стоит ли заключать трудовой договор с дистанционным работником и как это лучше сделать?
Отталкиваться нужно от задач и предполагаемого срока сотрудничества. Если вы настроены на постоянное сотрудничество, то нужно оформлять удаленного сотрудника в штат и заключать с ним трудовой договор. Если же вам нужен специалист для выполнения какой-то задачи или на краткосрочный проект, то можно обойтись договором гражданско-правового характера.
Таким образом, существует два варианта оформления удаленного сотрудника, каждый из которых имеет свои особенности.
Структура заявления и требования
Структура заявления стандартная. В правом верхнем углу пишется обращение к руководителю компании (Ф.И.О.), ниже указывают Ф.И.О. и должность сотрудника. В тексте нужно указать причину увольнения: по собственному желанию или по обоюдному желанию сторон. Далее ставятся дата и подпись сотрудника.
Для того чтобы предотвратить спорные моменты, заявление следует заверить у нотариуса и отсканировать в цвете, после чего отправить работодателю. Необходимо заранее (не менее чем за 2-3 дня) предупредить работодателя об увольнении. Как и при офлайн-режиме, удаленный работник без веской причины увольнения обязан отработать 2 недели. Руководитель обязательно должен получить заявление с согласием сотрудника на то, чтобы его трудовую книжку отправили по почте на конкретный адрес.
Увольнение по вине самого работника
Когда работодатель инициирует увольнение сотрудника по соответствующей статье закона, фиксирующей его нарушения при неисполнении возложенных обязанностей, это создает определенные сложности при дальнейшем устройстве его на работу. Поэтому работодатель должен подходить к вопросу увольнения сотрудника по такой статье особенно взвешенно, и представить бесспорные доказательства вины сотрудника:
- Сначала нужно зафиксировать документально причину, которая стала основанием для увольнения. Для этого следует составить акт, подтверждающий совершенный сотрудником инцидент: отказ от выполнения порученной работы, систематическое пренебрежение правилами безопасности, приход на работу в нетрезвом состоянии и т.д.
- Затем нужно получить от нарушителя письменно составленное объяснение. Для этого ему дается двухдневный срок с момента инцидента.
- Далее выпускается приказ об увольнении, с которым нарушителя знакомят под роспись.
- В заключении ему выдают трудовую книжку и производят окончательный расчет. Выходное пособие при такой причине увольнения не выплачивается.
Когда изменение места работы может повлечь увольнение
Согласно предыдущей редакции ТК РФ, расторжение трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя производилось по основаниям, предусмотренным трудовым договором, чем могли злоупотреблять работодатели. В силу новой статьи 312.8 ТК РФ, помимо общих оснований, предусмотренных ТК РФ, трудовой договор с дистанционным работником может быть прекращен лишь по двум дополнительным основаниям. Одно из них – в случае изменения работником, выполняющим дистанционную работу на постоянной основе, местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях (ч. 2 ст. 312.8 ТК РФ).
Как видно, данное основание прекращения трудового договора может быть применимо исключительно к работникам, выполняющим трудовую функцию дистанционно на постоянной основе (в течение срока действия трудового договора). Соответственно, работника, временно переведенного на дистанционную работу, по данной статье уволить нельзя.
Что означает «невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях» в ТК РФ, однако, не разъяснено. В консультации эксперта Минтруда России от 16.07.2021, в которой указывается, что изложенное «мнение не является разъяснением или нормативным правовым актом», приведена следующая позиция: «по данному основанию трудовой договор с дистанционным работником прекращается, если он переехал в иную, чем при трудоустройстве, местность и это повлекло невозможность исполнения им обязанностей на прежних условиях трудового договора. Таким образом, после смены работником местности, являющейся местом его работы, соответствующее условие трудового договора без его изменения исполняться не будет (если новое место работы не было заранее предусмотрено трудовым договором)», «отсутствие взаимного согласия, по нашему мнению, влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях».
Однако нам с таким неофициальным мнением эксперта Минтруда России сложно согласиться, поскольку оно представляет собой сугубо формальный подход, не учитывающий текущую действительность и, главное, суть самой удаленной работы, которая заключается в исполнении трудовых обязанностей дистанционно, то есть вне территории, находящейся под контролем работодателя. И если работодатель и работник достигли согласия о таком режиме работы, то в случае, когда работник надлежащим образом справляется с трудовыми функциями и они не предполагают обязательное его нахождение в единственно возможном для выполнения его работы месте, почему его переезд в другой город должен являться причиной увольнения такого работника? С учетом того, что возможность выхода в сеть «Интернет» сейчас является повсеместным явлением, указанная выше неофициальная позиция Минтруда России представляется спорной. Поэтому личное мнение автора такое: при условии надлежащего исполнения дистанционным работником своих обязательств и если изменение местности выполнения работы не приведет к несогласованному с работодателем изменению условий оплаты труда работника в результате добавления районного коэффициента, один лишь факт изменения дистанционным работником места работы с одного российского населенного пункта на другой не приводит к наступлению основания для прекращения с ним трудового договора.
Этот вывод косвенно вытекает и из следующего мнения, изложенного Федеральной службой по труду и занятости (Рострудом) в Письме от 17.04.2021 N ПГ/08368-6-1: «принимая во внимание часть первую статьи 312.1 ТК РФ, полагаем, что включение в трудовой договор о дистанционной работе дополнительного условия о взаимодействии сторон трудовых отношений в виде посещения работника в течение рабочего времени для осуществления работодателем контроля рабочего процесса неправомерно и противоречит положениям трудового законодательства». А если работодатель в любом случае не может контролировать место работы дистанционного работника, то почему его изменение само по себе должно быть причиной увольнения? Кроме того, в современных реалиях работодатель далеко не всегда может понимать, что его дистанционный работник на время изменил свое место работы.
В консультации от 18.03.2021 эксперт Роструда также менее категоричен по сравнению с экспертом Минтруда России, поскольку видит основание для увольнения не в самом лишь факте смены места работы, а в его последствиях, которые могут наступить. Например, в случае недостаточной скорости сети «Интернет» на новом месте работы, а именно: «учитывая, что условием для выполнения дистанционной трудовой функции и осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, является использование информационно-телекоммуникационных сетей (в том числе сети Интернет), включая условия по передаче результатов работы и отчетов о выполненной работе, установленные трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, изменение работником местности выполнения трудовой функции может повлечь невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на вышеуказанных (прежних) условиях, например при использовании сети Интернет, которая в другой местности не позволяет передавать отчеты о выполненной работе в установленной периодичности и в сроки по причине недостаточной скорости указанной сети. В связи с чем работодатель вправе расторгнуть трудовой договор по основанию, предусмотренному ч. 2 ст. 312.8 ТК РФ, только с постоянным дистанционным работником».
В Письме от 30.03.2021 N ПГ/05823-6-1 Роструд разъяснил, что указанное основание увольнения не является увольнением по инициативе работодателя и что увольнение оформляется по общим правилам.
Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. В приказе делается запись в соответствии с формулировкой ч. 2 ст. 312.8 ТК РФ.
Когда допускается дистанционное увольнение
Специального перечня ситуаций, при которых возможно увольнение в дистанционном формате законодательством не установлен. С соответствии с этим каждая ситуация должна рассматриваться индивидуально, путем согласования между работником и работодателем. На практике в качестве оснований для дистанционного увольнения могут быть рассмотрены:
- Переезд работника, связанный, к примеру, с переводом супруга в иную военную часть, либо с необходимостью ухода за больным родственником;
- Изначальная дистанционная работа, ввиду удаленности головного офиса;
- Нахождение сотрудницы в декрете, в другом городе;
- Состояние здоровье, не позволяющее свободно передвигаться;
- Конфликты в офисе, препятствующие нахождению сотрудника рядом с персоналом;
- Иные личные причины.
В том случае, если руководитель сочтет причину работника оформить увольнение дистанционно уважительной, увольнение можно так проводить.
Как принять на работу дистанционного работника
Трудовой договор о дистанционной работе можно заключить, обменявшись электронными документами в установленном порядке (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
При заключении трудового договора путем обмена электронными документами предусмотрен ряд специальных условий (права и обязанности сторон):
— лицо, поступающее на работу, может предъявить работодателю в электронной форме документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, если иное не установлено законодательством. Нотариально заверенные копии этих документов на бумажном носителе необходимо представить только по требованию работодателя (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
— работник вправе обратиться с письменным заявлением о предоставлении ему экземпляра трудового договора на бумажном носителе. Работодатель обязан направить его не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
— лицо, впервые заключающее трудовой договор, самостоятельно получает документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Охрана труда дистанционных работников
Работодатель обязан обеспечивать безопасные условия труда и охрану труда дистанционных работников в период их дистанционной работы только в следующем объеме (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— расследовать и вести учет в установленном порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 17 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
— выполнять предписания должностных лиц Роструда, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих госконтроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассматривать представления органов общественного контроля в сроки, предусмотренные Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами (абз. 20 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
— обеспечить обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
— знакомить работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.
Другие обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда работодатель соблюдать не обязан, если только иное не предусмотрено коллективным договором, ЛНА, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором (допсоглашением к нему).