Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нотариально заверенная копия паспорта: когда и зачем нужна». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Означенными процедурами и юрлицами возможные варианты не исчерпываются. Фактически потребовать заверенную копию может любая организация или лицо. Однако представить ее заявитель обязан лишь при условии наличия на то соответствующей правовой нормы. В большинстве же возможных ситуаций необходимость заверения законодательством не предусмотрена.
Когда заверение не требуется
В частности, заверение копии не потребуется при (условие – наличие на руках оригинала документа):
- Поступлении в вуз;
- Трудоустройстве;
- Прикреплении к поликлинике (и/или получении медпомощи);
- Подаче судебного иска;
- Оформлении ребенка в детский сад и/или школу;
- Пенсии (и иных подобных выплат).
Необходимость представления
Заверение дубликата паспорта требуется для совершения ряда юридически значимых действий, в частности при:
- В качестве индивидуального предпринимателя;
- Имущественного права на объект недвижимости (независимо от целевого назначения);
- Ипотечного и/или денежного займа;
- Документов на право временного и постоянного пребывания в РФ (для иностранцев);
- Прохождении ряда иных значимых с правовой точки зрения процедур.
Т.о., представление рассматриваемого документа чаще всего требуют:
- Территориальные подразделения:
- Имущественные департаменты при местных муниципалитетах;
- Кредитные учреждения;
- Иные организации, чьими административными регламентами закреплена необходимость представления именно заверенных копий.
Сама по себе необходимость наличия в ряде ситуаций заверенной копии паспорта обусловлена требованиями действующих процессуальных норм. Заверенный дубликат (вместе с иными представляемыми документами) приобщается к делу заявителя и фактически является лишь носителем информации, верность которой подтверждена полномочным лицом.
Обработка персональных данных должна осуществляться на основе принципов соответствия целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, а также полномочиям оператора
Если цель фирмы — идентифицировать личность, то достаточно первой страницы паспорта. Снимать копию всего документа уже неправомерно.
Делаем выводы, что давать копию паспорта можно только оператору персональных данных и только при наличии соглашения.
Но практика показывает, что всё не так просто. Не даёте копию паспорта? Мы вам не проводим возврат товара. Не даёте копию паспорта? Мы с вами не заключаем договор. Не даёте копию паспорта? Мы вас не берём на работу.
Во-первых, в каждом из этих случаев надо разобраться с вопросом законности требований. Во-вторых, надо разработать универсальный способ действий, чтобы и себя не подставить, и в конфликт не вступать.
Возврат товара по копии паспорта
Оформляя пакет документов на возвратно-обменную операцию, кассиры часто просят копию паспорта, ссылаясь на правила, которые установила бухгалтерия.
На самом деле надо оглядываться не на бухгалтерию, а на закон «О защите прав потребителей», методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1−794/32−5, указание Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
Согласно, этим документам, продавец при возврате денег должен идентифицировать личность покупателя, но снимать копию не вправе. Получается, что показать паспорт придётся, но снимать с него копию нельзя.
Сколько стоит заверить у нотариуса
На территории РФ такая услуга будет стоить около 100 рублей. Вы платите отдельно за каждую страницу.
То есть три самые необходимые страницы паспорта обойдутся вам в 300 рублей. Цена на все документы одинаковая.
То есть аттестат, свидетельство о рождении и прочие документы также будут стоить по 100 рублей. Цена может также зависит от того, куда обратится гражданин.
Должностное лицо должно очень внимательно проверить совпадения с подлинником, поскольку именно оно будет нести ответственность за достоверность.
Скорее всего, Вам пригодится информация о правилах и особенностях оказания бесплатной юридической помощи.
Сделать дубликат самостоятельно, без участия нотариуса невозможно.
Поскольку вы не являетесь должностным лицом, то можете только сделать ксерокопию.
Когда нужно заверить документ, необходимо посетить контору нотариуса.
В дубликате должно быть указано:
- место нахождения оригинала;
- подтверждение о соответствии оригиналу и об отсутствии ошибок;
- должность работника конторы;
- подпись;
- дата операции;
- печать.
Все перечисленные пункты, кроме печати, вы сможете сделать самостоятельно. Именно из-за нее не каждый гражданин может заверять документы.
Примите во внимание: печать – это подтверждение того, что человек обладает полномочиями, необходимыми для этой операции. Потому сделать все самостоятельно не получится.
Совершение всякого нотариального действия начинается с процедуры установления нотариусом личности обратившегося к нему гражданина.
Установление личности является обязательным правилом, которое должно соблюдаться при совершении всех нотариальных действий, независимо от того, будет ли это нотариальное действие касаться лично явившегося к нотариусу гражданина или кого-то представляемого им по доверенности, либо юридического лица.
Поэтому нотариус, в первую очередь, должен предложить обратившемуся гражданину предъявить документ, удостоверяющий его личность. Название и данные документа указываются обязательно в реестре регистрации нотариальных действий.
Кроме того, Министерство юстиции РФ рекомендует указывать «удостоверяющий личность документ и его.
реквизиты» в удостоверяемых или выдаваемых физическим лицам нотариальных документах: договорах, доверенностях, завещаниях, свидетельствах.
При совершении нотариальных действий, как правило, личность граждан Российской Федерации устанавливается по общегражданскому внутреннему паспорту. По фотографии, вклеенной в паспорт, нотариус и определяет, тот ли гражданин, которому этот паспорт выдан, обращается к нему для совершения нотариального действия.
Устанавливаются личности обратившихся и по другим документам:
- личность военнослужащего устанавливается на основании удостоверения личности или военного билета, выданного командованием воинской части или военного учреждения;
- личность лица без гражданства, проживающего на территории Российской Федерации, устанавливается по виду на жительство в Российской Федерации;
- личность иностранного гражданина устанавливается по национальному паспорту с визой, подтверждающей законность пребывания его на территории Российской Федерации, или документу, разрешающему въезд на территорию Российской Федерации, выданному компетентным учреждением;
- личность гражданина Российской Федерации, постоянно проживающего за границей и прибывшего на временное жительство в Российскую Федерацию, устанавливается по общегражданскому заграничному паспорту.
Кроме того, в исключительных случаях в качестве документов, удостоверяющих личность, нотариусам могут быть предъявлены: временные удостоверения личности гражданина Российской Федерации, выдаваемые взамен непригодных к использованию, утерянных или похищенных общегражданских внутренних паспортов сроком на шесть месяцев в тех регионах России, в которых из-за большого количества заменяемых в ходе проходящей в стране паспортной реформы не могут своевременно обеспечить всех обращающихся новыми паспортами; справки об освобождении из мест лишения свободы.
В отдельных случаях при совершении некоторых нотариальных действий нотариусы устанавливают личность обратившегося при отсутствии паспорта и на основании других документов.
Так, по сложившейся в соответствии с ранее действовавшими инструкциями нотариальной практике верность копий документов и выписок из них может быть засвидетельствована по предъявлении удостоверения, выданного гражданину по месту его работы или службы, удостоверения инвалида или участника войны, удостоверения о праве на льготы и т.п.
По этим же документам может быть установлена личность обратившегося и для засвидетельствования подлинности подписи на некоторых заявлениях.
Вместе с тем нельзя не отметить, что по Основам законодательства о нотариате нотариусу предоставлено право самому решать, по каким документам устанавливать личность обращающегося к нему гражданина.
Если нотариус посчитает, что предъявленного документа, удостоверяющего личность, достаточно для установления личности обратившегося гражданина при совершении необходимого ему нотариального действия, то в соответствии со ст. 42 Основ он вправе установить личность по данному документу. Но он вправе и потребовать только паспорт.
Если на этом и остановиться при изучении правила об установлении нотариусом личности обратившегося за совершением нотариального действия гражданина, тогда правило покажется слишком простым.
Но таковым оно является только при следующих обстоятельствах: 1) когда нотариусу предъявляется документ, удостоверяющий личность (далее — паспорт), выданный именно обратившемуся гражданину, а не кому-то другому; 2) когда предъявляется подлинный, а не подделанный паспорт.
Почти всегда обращающиеся к нотариусам граждане, за крайне редкими исключениями, предъявляют при совершении нотариальных действий свои, а не чужие, подлинные, а не подделанные паспорта.
Но в судебной практике России второй половины 90-х гг. XX в. появилась такая категория гражданских дел, при рассмотрении которых выяснилось, что к нотариусам для удостоверения сделок (договоров, доверенностей, завещаний), оказывается, обращались и совсем не те граждане, от имени кого они совершали сделки в соответствии с предъявленными ими паспортами и другими документами.
Такие сделки при установлении данного обстоятельства признавались судами недействительными. Найти мошенников, которые, воспользовавшись потерянными, украденными или подделанными паспортами, оформляли по ним различные сделки, чаще всего не представлялось возможным.
Для тех нотариусов, которым хотя бы один раз пришлось в своей практике столкнуться с подобным фактом, правило об установлении личности простым для выполнения уже не является: по фотографии, особенно если она изготовлена много лет назад, оставаться уверенным в том, что именно обращающийся гражданин на ней изображен, непросто. Нотариус же, по действующему законодательству, должен установить личность так, чтобы это было неоспоримо. Ведь устанавливая личность, нотариус не вправе ошибиться.
Именно поэтому в ч. 2 ст.
42 Основ законодательства о нотариате предусмотрено, что установление личности должно производиться на основании документов, исключающих любые сомнения относительно личности гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия. Ошибка нотариуса при установлении личности обратившегося к нему гражданина может повлечь самые разные негативные последствия, в том числе и для самого нотариуса.
Чтобы понять степень ответственности за ошибку, допущенную при установлении личности, и сложности соблюдения этого правила в нотариальной деятельности, рассмотрим следующий пример из судебной практики.
Для удостоверения договора купли-продажи квартиры к нотариусу Санкт-Петербурга, занимающемуся частной практикой, обратились продавец квартиры и покупатель, для которого квартира была подобрана через агентство недвижимости.
Все необходимые для совершения нотариального действия документы у сторон имелись.
Личности сторон нотариус устанавливал по их общегражданским внутренним паспортам.
Продавец квартиры, предъявивший нотариусу договор приватизации, заключенный за несколько дней до продажи квартиры, очень пожилой человек, не вызвал никаких сомнений ни у работников агентства недвижимости, ни у покупателя, ни у нотариуса, ни у помощника нотариуса, которым продавец неоднократно предъявлял паспорт. До нотариального удостоверения договора покупатель внес обусловленную между сторонами сумму в счет покупной цены в кассу агентства недвижимости.
Часть денег была получена продавцом из кассы агентства сразу же после нотариального удостоверения договора купли-продажи, а оставшаяся сумма — после получения свидетельства о государственной регистрации квартиры на имя покупателя.
Через несколько месяцев после нотариального удостоверения сделки к покупателю был предъявлен иск администрацией района о признании договора приватизации (договора о передаче квартиры в собственность граждан) и договора купли-продажи квартиры недействительными в связи с тем, что сделки оформлялись от имени человека, которого уже к моменту их совершения не было в живых.
Обстоятельства, на которых истец основывал свои требования, подтвердились в суде, и указанные договоры были признаны недействительными.
Однако установить лицо, приватизировавшее и продавшее квартиру после смерти единственного ее нанимателя, органам следствия не удалось, и отвечал за причиненный покупателю ущерб нотариус.
В порядке возмещения ущерба нотариусу пришлось выплатить покупателю полную действительную стоимость квартиры, т.е. ту сумму, за которую он покупал квартиру.
На данном примере видно, какая исключительная ответственность возложена на нотариуса, когда он удостоверяет любую сделку.
Ведь помимо нотариуса не смогли определить, что перед ними совсем не тот человек, который изображен на фотографии в паспорте (или не заметили, что фотография в паспорте переклеена), как минимум, еще восемь человек, каждый из которых должен был в силу своих обязанностей потребовать предъявить паспорт, это — паспортистка, выдававшая справки для приватизации, сотрудник агентства приватизации, покупатель квартиры (он утверждал, что неоднократно смотрел паспорт продавца), агент и два кассира агентства по недвижимости, помощник нотариуса и сотрудник городского бюро регистрации прав на недвижимость Санкт-Петербурга.
Но отвечать за последствия в соответствии с действующим законодательством пришлось нотариусу, так как и он допустил по неосторожности в своей деятельности ошибку: обратившийся к нему гражданин не был именно тем, от имени кого он продавал квартиру, и чей паспорт предъявил, нотариус же этого не заметил. Однако из всех перечисленных лиц только в отношении нотариуса законодательно предусмотрена имущественная ответственность по возмещению ущерба за такие ошибки в профессиональной деятельности.
Выполнение правила об установлении личности обратившегося за совершением нотариального действия лица иногда осложняется и факторами, не зависящими от самих нотариусов — их знаний, опыта, осмотрительности.
Так,
- нотариусам очень часто приходится устанавливать личности по фотографиям, вклеенным в паспорта много лет назад, когда их владельцы выглядели совсем по-иному;
- в Российской Федерации зафиксировано огромное количество утерянных паспортов;
- в современных условиях, когда доступно самое разное техническое оборудование, высококачественно изготовить поддельный паспорт для преступников совсем не трудно, а определить высококачественную подделку без экспертизы и получения соответствующей информации невозможно. При таких обстоятельствах нотариусам приходится выполнять свои профессиональные обязанности в условиях риска.
Свидетельствование верности копий документов
Заверение копий документов — одно из самых популярных нотариальных действий. Ведь очень часто, собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы встречаем именно формулировку «нотариально заверенная копия паспорта/свидетельства о рождении/свидетельства о браке». Часто этой услугой пользуются, чтобы не предъявлять оригинал документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.
Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате. При совершении этого нотариального действия нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству РФ. У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.
Можно ли использовать ксерокопию паспорта в противоправных целях?
Распространено мнение, что документы представляют интерес для мошенников лишь в оригинале. Конечно, ксерокопия не столь ценна, как данные банковских карточек или доступ к счетам. Однако целенаправленный сбор личных данных ведётся повсеместно, высоко ценятся «сканы» документов.
Ксерокопия паспорта тоже годится для различных противоправных целей:
- мошеннический сбор средств якобы на лечение или благотворительность (документ демонстрируют в социальных сетях и на сайтах, чтобы повысить убедительность объявления);
- создание «дропа» (кошелька или счёта в платёжной системе, используемого для «отмывания» денег);
- мошенничество при аренде недвижимости (скан используется аферистами при сборе предоплаты, а порой для анонимного съёма квартиры или комнаты).
Внимание! Особую опасность для гражданина представляет передача третьему лицу ксерокопии своего паспорта и сим-карты, оформленной на него же. Такой пакет достаточен для создания удалённым способом фейковых учётных записей в платёжных системах. Они, в свою очередь, могут использоваться для нелегальных расчётов, перевода средств.
Защититься от возможных проблем нетрудно:
- никому и никогда не пересылайте сканы своих документов, особенно – паспорта;
- не соглашайтесь на предложения оформить сим-карту, и уж тем более – взять кредит на своё имя;
- при утере (краже) без отлагательства обратитесь в отдел по вопросам миграции (бывшая ФМС) за оформлением нового паспорта, старый при этом станет недействительным.
Когда заверение не требуется
Означенными процедурами и юрлицами возможные варианты не исчерпываются. Фактически потребовать заверенную копию может любая организация или лицо. Однако представить ее заявитель обязан лишь при условии наличия на то соответствующей правовой нормы. В большинстве же возможных ситуаций необходимость заверения законодательством не предусмотрена.
В частности, заверение копии не потребуется при (условие – наличие на руках оригинала документа):
- Поступлении в вуз;
- Трудоустройстве;
- Прикреплении к поликлинике (и/или получении медпомощи);
- Подаче судебного иска;
- Оформлении ребенка в детский сад и/или школу;
- Пенсии (и иных подобных выплат).
Согласно п. 26 ст. 333.24 Налогового кодекса РФ, нотариальное заверение копий документов облагается госпошлиной в размере 100 руб. Однако то, сколько будет стоить заверение, прежде всего зависит от размера тарифа.
Условия тарификации действующей нормативно-правовой базой не регламентированы. Средняя цена заверения 1 страницы (листа) варьируется в пределе от 100 до 150 руб. Стоимость же иных услуг (например, снятия копии непосредственно в нотариальной конторе) в размер тарифа чаще всего не включается.
Пример расчета стоимости. При условии, что тариф составляет 120 руб., а копия включает 6 листов (по 2 разворота на 5 листах и 1 – на одном), заверение обойдется гражданину в 820 руб. (6 листов × 120 руб. тарифа + 100 руб. пошлины).
Порядок оформления у нотариуса
В момент обращения к нотариусу за засвидетельствованием верности копии паспорта при себе достаточно иметь оригинал для подтверждения действительности всех данных и непосредственно копию. Никаких дополнительных подготовительных действий или пакета документов не потребуется.
Сколько действительна нотариально заверенная копия паспорта? Законодательно такой срок не установлен. Очевидно, что он может быть ограничен только периодом действительности самого документа. Если он был заменен, восстановлен после утраты, кражи, в него вносились изменения или новые сведения, то копия становится недействительной.
При обращении в нотариальную контору следует заранее уточнить, сколько стоит заверенная копия паспорта у нотариуса. Точная стоимость может варьироваться в зависимости от региона страны и прейскуранта конкретного лица, специально уполномоченного на совершение нотариальных действий. Однако она обойдется в подавляющем большинстве случаев до 1000 р. Нотариус возьмет не более 100 р. за каждую страницу, а также плату за дополнительные услуги, если они требуются отдельно.
Сколько стоит нотариальный перевод паспорта? Здесь также сложно назвать однозначно определенную сумму, однако за заверение придется потратить как минимум 100 р/стр. Услуги переводчика и технические работы оплачиваются отдельно.
Возможность самостоятельного заверения
Согласно нормам российского законодательства, не будучи лицензированным нотариусом (либо иным уполномоченным лицом), заверить верность копии собственного (равно как и чужого) паспорта невозможно. Подобный дубликат может использоваться лишь как носитель паспортных данных, поскольку любые заверяющие отметки не имеют юридической силы без соответствующего штампа государственного образца.
Для заверения верности копии паспорта необходимо обратиться в нотариальную организацию, либо к практикующему частному нотариусу. Заверение дубликата иными лицами возможно лишь при условии наличия на то соответствующей законодательной нормы.
— В некоторых банках при оформлении крупного кредита или займа;
— Для оформления ипотеки;
— При регистрации ИП;
— В некоторых налоговых операциях;
— Для оформления прав собственности;
— При оформлении визы;
До 100 руб. за одну страницу.
Да, имеет, но только на некоторых операции.
— В консульстве РФ;
— В консульстве страны, где вы находитесь.
Нужно обратится в нотариальную контору с копией и оригиналом паспорта РФ и оплатить госпошину.
Сложно представить на сегодняшний день осуществление какой-либо операции без предоставления копии паспорта. Отксерокопировать документ можно довольно просто, ведь во многих домах уже есть копировальный аппарат, а если отсутствует, то можно воспользоваться данной услугой платно у тех, кто ее предоставляет.
Что представляет собой копия паспорта и в каких ситуациях может быть полезной?
Данный вид документа представляет листы А4 формата, которые отображают настоящие страницы подлинного документа, и включают в себя все необходимые сведения:
- Фамилия, имя, отчество;
- Дата рождения;
- семейное положение;
- место регистрации и пр.
С юридической точки зрения дубликат общегражданского паспорта имеет множество ограничений в употреблении, и без соответствующего заверения в ряде случаев может быть непригодным.
Спектр случаев, в которых может пригодиться заверенная копия документа, удостоверяющего личность, достаточно велик:
- оформление кредита в банке (в том числе ипотека);
- регистрация и постановка на учет в налоговых органах ООО/ИП;
- сделки с недвижимостью (регистрация права собственности, приватизация и т.д.);
- иные действия правовой направленности.
Свидетельствование верности копий документов
Заверение копий документов — одно из самых популярных нотариальных действий.
Ведь очень часто, собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы встречаем именно формулировку «нотариально заверенная копия паспорта/свидетельства о рождении/свидетельства о браке».
Часто этой услугой пользуются, чтобы не предъявлять оригинал документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.
Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате.
При совершении этого нотариального действия нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству РФ.
У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.
Как заверить паспорт на работе
В соответствии с федеральным законом к нему предъявляется ряд требований: лист должен быть целостным, не заламинированным, не должен содержать нечитаемых или зачеркнутых фрагментов текста или печатей, не должно быть карандашных надписей.
В том случае, если документ состоит из двух и более страниц, все они должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью и подписью должностного лица.
Нередко возникает необходимость сделать копию документа или выписку из него. Чтобы они имели юридическую силу, требуется знать, как правильно заверить копию документа.
Так оформляется отметка о заверении копии согласно существующим требованиям делопроизводства к реквизитам документов.
Ниже текста на свободном месте последнего (или единственного) листа документа указывают следующие сведения: — местонахождение подлинника документа – желательно включать этот пункт, а в федеральных органах власти – обязательно, — слово «Верно» без двоеточия – заверительная надпись, — наименование должности – кто заверяет копию, — личная подпись и расшифровка подписи, — дата заверения, — поставить печать – для отправки копии документа в другую организацию.