Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Исповедь личного ассистента: 10 ошибок, которые уничтожат вашу карьеру». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Представим на минутку, что на позиции помощника в одной организации вы работаете уже не первый год. Основные задачи усвоены, должностные обязанности вы знаете, как «Отче Наш», скорость их исполнения доведена до предельного максимума, работа с руководителем приносит вам удовлетворение, взаимоотношения с коллегами – дружелюбны, с той степенью субординации, что работать всем комфортно и удобно…
Где искать ассистента?
Мой наем занял около двух месяцев. Естественно, это очень индивидуальная история, некоторые руководители ищут своего BA годами. В чем могут быть сложности? Вы недостаточно четко описали идеального ассистента, у вас очень необычные требования или сам процесс поиска надо подредактировать.
Харитон к любому из своих проектов относится как к продукту. Поиск ассистента не стал исключением. Он долго описывал желаемый конечный результат нашего с ним взаимодействия.
Отбор бизнес-ассистента состоял из нескольких этапов.
Понять, как искать
- Консультация с людьми, у которых уже есть бизнес-ассистент
- Консультация с теми, кто занимает ту же или смежную позицию
Права и ответственность ассистента руководителя
Сказав об обязанностях ассистента главы компании, нельзя не сказать о его правах. Чтобы такой специалист выполнял свои прямые обязанности качественно, следует отразить в его должностной инструкции следующие права:
-
Предлагать способы улучшить свою работу, усовершенствовать бизнес-процессы во всей компании.
-
Требовать соблюдать права, установленные трудовым договором, и добиваться обеспечения подходящих условий для работы.
-
Принимать только те решения, которые входят в компетенцию ассистента руководителя.
-
Получать нужные данные и документы, требующиеся для исполнения должностных обязанностей.
Собеседование в кадровом агентстве на должность ассистента руководителя
Обычно ни крупные, ни средние фирмы, создавшие себе имя на рынке, не афишируют вакансий ассистентов руководителя (особенно если помощник нужен собственнику бизнеса). Ещё более конфиденциальным становится поиск такого специалиста, если он необходим на замену нынешнему помощнику. Наткнуться на подобную вакансию просто так невозможно. Иногда руководство фирмы прибегает к помощи кадрового агентства, которое ищет и отбирает кандидатов, если в его базе есть нужные резюме.
Искать работу ассистентом руководителя (удалённого или в офис) через агентство удобно, поскольку:
-
Кандидатов подробно познакомят с деятельностью компании, особенностями характера начальника, дополнительными требованиями.
-
Бесплатно посоветуют, как правильно себя вести во время собеседования.
-
Помогут доработать резюме, красиво его оформить.
-
Проконсультируют по поводу дресс-кода, внешнего вида на собеседовании.
Плюсы и минусы профессии
|
Плюсы |
Минусы |
|
|
ТРЕБОВАНИЯ К АССИСТЕНТУ
Обсудим, что может повлиять на востребованность ассистента на рынке труда:
1) наличие высшего образования
По профстандарту на у секретаря-помощника должно быть высшее образование.
2) знание иностранных языков
Знание английского и иных иностранных языков сразу добавляет баллы к Вашей кандидатуре. Если Вы умеете вести переписку на иностранном языке, переводить, значит, можете рассчитывать на более высокую зарплату. Как правило, такой ассистент может сопровождать руководителя в бизнес-поездках в качестве переводчика.
3) опыт работы
Для работы в крупных компаниях зачастую требуются только ассистенты с опытом. Это же требование прописано в профстандарте.
Однако иногда работодатель готов принять ассистента без опыта, при условии прохождения специализированного обучения и наличии потенциала.
4) знание конкретной сферы
Неоспоримым плюсом для работы в специфических сферах (например, в госкомпаниях) будет аналогичный опыт в резюме у соискателя.
Поэтому часто, если руководитель ищет ассистента в фармкомпанию, он желает видеть аналогичный опыт в бэкграунде соискателя.
Какие качества нужно развивать
Хорошему секретарю необходимо иметь не только профессиональную подготовку, но и соответствующие личные качества:
-
Ответственность (эта работа для обязательных людей, которые чётко исполняют свои обязанности)
-
Аккуратность (секретарь должен быть аккуратен в подготовке документации и исполнении других поручений)
-
Пунктуальность (чёткое следование графику и своевременность выполнения своей работы, обязательное требование к такому специалисту)
-
Коммуникабельность (одна из главных функция секретаря представительская и потому общение неотъемлемая часть его должности)
Качества ассистента руководителя
Чтобы соответствовать многочисленным требованиям, предъявляемым руководителям, ассистент должен обладать такими положительными качествами, как:
- работоспособность – готовность немедленно приступать к поставленной задаче и не останавливаться вплоть до ее выполнения;
- внимательность. Некоторые ошибки исправить нельзя. Например, пропущенный самолет или опоздание на важную встречу кажутся мелочами, но в бизнесе из таких мелочей складывается имидж руководителя, поэтому невнимательность помощника может дорогого стоить;
- хорошая память на лица, даты, события. Не исключено, что придется на ходу запоминать десятки разных распоряжений и номеров телефонов;
- исполнительность;
- системное и логическое мышление;
- скорость реакции;
- ответственность;
- выносливость;
- умение хранить тайны, в том числе личные и коммерческие;
- умение проявлять инициативу, принимать решения самостоятельно, когда в этом возникает необходимость, и готовность нести за них ответственность;
- абсолютная преданность интересам компании.
Как работать с ассистентом?
Персональный ассистент руководителя – это всегда большая ответственность. Необходимо поддерживать хороший тон со многими людьми, уметь заводить полезные знакомства, шагать в ногу со временем, быть эрудированным и начитанным. Кроме того, личного помощника, как правило, могут позволить себе только деловые люди, обладающие обширным кругом интересов. Ассистент должен уметь поддерживать любой разговор. Важно, чтобы помощник и руководитель совпадали друг с другом на эмоциональном уровне.
Быть коммуникабельным постоянно непросто, поэтому и труд ассистента руководителя не считается легким. В работе пригодится дар убеждения и умение настоять на своем легко, без лишней агрессии.
Работать помощником руководителя – значит, ежедневно решать большое количество задач и при этом оставаться бодрым и приветливым. Также нужно быть готовым к смене имиджа, ведь у компании может быть определенный дресс-код. Возможно, для устройства на такую работу придется запастись несколькими деловыми костюмами.
Руководитель обязан обращаться с ассистентом максимально корректно. Важно понимать, что помощник не является личным слугой, он не обязан выполнять поручения по завершении рабочего дня. Об этом можно попросить, пообещав соответствующее вознаграждение, но никак не потребовать. Ассистенту не стоит допускать панибратства с руководителем. Дружеские, рабочие отношения, не переходящие грань, вполне уместны. Не следует превращаться в приятелей, поскольку подобное сводит на нет всю рабочую атмосферу. Приятеля неудобно просить принести кофе, приятелю не звонят поздно вечером с просьбой о составлении отчета.
Как проходить собеседование?
Выходя на контакт с кадровым агентством, нужно иметь в виду, что с первых секунд знакомства уже происходит оценка будущего сотрудника.
Для выявления определенных качеств характера кандидата тестируют методиками, психологическими опросниками. Это важно для понимания того, сможет ли человек справиться с этой должностью, найдет ли общий язык с руководителем.
Важно! Все цели бизнес ассистента не поддаются конкретизации и полному описанию на собеседовании. Важно быть готовым к непредсказуемости.
Перед собеседованием рекомендуется тщательно изучить особенности данной фирмы и ее директора, поискать интервью. Следует обдумать небольшой рассказ о себе, о своем семейном и профессиональном положении. Успешность собеседования зависит от умения себя подать.
Не рекомендуется по пунктам излагать все свои преимущества и функции — это все уже имеется в резюме. Лучше сказать о том, какие плюсы благодаря вам может получить компания и руководитель. Подчеркивайте победы на предыдущей должности, расскажите о своих достижениях.
Плюсом будет короткий рассказ о причинах ухода с прежней должности. Следует припомнить те проблемные ситуации, в которых вы проявили свои лучшие черты.
Типичными ошибками на собеседования являются негативные отклики о предыдущем руководителе, опоздание или сленговая речь. Минусом служит также рассеянность, отсутствие внимательности.
Кто такой помощник руководителя, какая у него роль в компании
Помощник или ассистент топ-менеджера – должность, которая имеется не во всякой организации. Это привилегия средних и более или менее крупных предприятий, что само по себе говорит в ее пользу.
Не стоит путать такого специалиста с секретарем или делопроизводителем. Он может выполнять функции того и другого, но на этом его задачи не ограничиваются.
Роль помощника руководителя на предприятии в целом понятна из названия. Его миссия – организовать работу своего начальника. То есть обеспечить его необходимыми:
- канцелярскими принадлежностями;
- информацией о планах;
- данными по текущему состоянию дел;
- материалами, которые требуются для реализации поставленных целей;
- в некоторых случаях – даже питанием, потому как у гендиректора может банально не быть времени на заказ столика в кафе на обед или организацию деловых переговоров в ресторане.
Для кого-то такая должность – это хороший старт управленческой карьеры. Действительно, будучи правой рукой опытного топ-менеджера, можно очень быстро научиться и правильному поведению с подчиненными, и быстрому принятию ответственных решений, и многое еще чему.
Кто-то рассматривает такой пост, как проходной. Но здесь есть нюанс, который считается одновременно и плюсом, и минусом. Секрет в том, что любой начальник за хорошего ассистента будет держаться. Далеко не каждый согласится его рекомендовать на повышение. Это минус.
Плюс – льготы и перспективы, которые сулит статус незаменимого человека для топ-менеджера. На посту помощника можно заниматься отчасти и руководительской работой. При этом ответственность несет директор, который доверяет различные серьезные задания своему протеже.
Кроме того, видя способности сотрудника, даже при очень большой его ценности настоящие руководители все же дают зеленый свет его карьере. Важно установить добрые межличностные отношения.
Что до первых шагов к месту ближайшего к руководителю сотрудника, то здесь проще начинать с малого. Например, претендовать на должность помощника главы департамента, отделения, отдела. Занять такой пост проще. Часто на него берут людей, чтобы присмотреться к их способностям, и возможно, очень скоро повысить.
Личные убеждения и выбранная модель поведения ассистента не должны противоречить предпочтениям руководителя, иначе эффективного взаимодействия не получится. Помощнику нужно подстраиваться под особенности характера начальника, его расписание и требования.
Чтобы взаимодействие было максимально эффективным, ассистент руководителя должен обладать следующими качествами:
— стрессоустойчивость (личному помощнику чаще других придётся сталкиваться с гневом и недовольством начальника, он должен всё это выдерживать и сохранять настрой на работу);
— многозадачность (часто придётся выполнять несколько дел одновременно, помощник должен помнить обо всех задачах и ничего не терять);
— оптимистичный настрой (работа ассистента предполагает множество неожиданностей и форс-мажоров, если каждое такое событие он будет воспринимать как провал, то долго не продержится, выгорит; он должен относиться с позитивом ко всему и не терять надежды на лучшее);
— обучаемость (помощнику придётся искать разные данные для руководителя, поэтому ему нужно уметь быстро осваивать новую информацию и разбираться в темах, с которыми ещё не приходилось работать).
Личные качества специалиста
Работа персональным помощником руководителя очень специфична и сложна. Поэтому справиться со всеми обязанностями должности может только тот человек, который по своему темпераменту и модели поведения схож с руководителем. Ассистент директора должен быть гибким, чтобы подстроиться под настроение начальника, его график работы, личные интересы и предпочтения. Только полное и безоговорочное подчинение, а не диссонанс с шефом, помогут стать настоящим профессионалом в этой области.
Чтобы быть помощником ТОП-менеджера, необходимо иметь следующие качества:
- Стрессоустойчивость и умение не принимать любые высказывания руководителя на свой счет.
- Многозадачность. Это качество необходимо любому ассистенту, так как без него контролировать множество дел просто невозможно.
- Образованность и начитанность: любой руководитель хочет видеть в своем окружении представительских людей.
- Позитивное отношение к жизни — так как четко разграничить обязанности помощника руководителя невозможно, он должен позитивно относиться к своей работе, даже если она кажется несущественной. Ненормированный график, перепады настроения начальства, критика и зависеть со стороны подчиненных — без позитивного настроя избежать эмоционального выгорания будет сложно.
- Гибкость. Интересы ТОП-менеджера могут меняться быстро, поэтому персональный ассистент должен быть обучаемым. Постоянное изучение бизнес-процессов, области, в которой существует предприятие, законодательных актов — именно таких кандидатов любят руководители.
Как стать бизнес-ассистентом?
Если нет опыта или высшего образования
При наличии опыта работы
Можно икать вакансии в небольших компаниях. С одной стороны, там обычно больше требований к бизнес-ассистенту и меньше зарплата. С другой стороны, выше шансы получить работу, в том числе новичку без высшего образования. Главное – быть готовым много работать и учиться. Также можно поискать удаленную работу в сервисах, предоставляющих услуги помощников.
Если вы уже работали с руководителями, имеете образование и знаете иностранные языки, то можно искать работу в крупных организациях. Это позволит больше зарабатывать. Важно правильно составить резюме и получить рекомендации с предыдущих мест работы. Это поможет заинтересовать работодателя.
Рекомендации, как пройти собеседование:
Подумайте, о чем вы спросите работодателя (условия труда, режим работы, оплата).