Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция по специальности «Администратор офиса»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Администратор офиса» предназначены для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом в различных организациях. На основе этих характеристик разрабатывается должностная инструкция администратора офиса, содержащая права и ответственность работника, а также конкретный перечень его должностных обязанностей с учетом особенностей организации и управления деятельностью предприятия (учреждения).
1.1. На должность администратора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.2. Администратор назначается на должность и освобождается от должности приказом [наименование должности] в соответствии с действующим законодательством РФ.
1.3. Администратор непосредственно подчиняется [вписать нужное].
1.4. Администратор должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы организации;
— структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;
— правила и методы организации обслуживания посетителей;
— виды оказываемых услуг;
— основы экономики, организации труда и управления;
— основы маркетинга и организации рекламы;
— планировку и порядок оформления помещений и витрин;
— основы эстетики и социальной психологии;
— законодательство о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
Кто может претендовать на должность?
Анализ вакансий показывает, что требования к претендентам выдвигают достаточно высокие.
Управляющий офисом должен ориентироваться в основах менеджмента и делопроизводства, знать правила пользования офисной техникой и нормы безопасности, разбираться в принципах снабжения и методах планирования. Конечно же, без труда подобный багаж получить не удастся — кандидаты с опытом работы будут иметь преимущество.
Одно из основных требований к офис-менеджеру — наличие высшего или незаконченного высшего образования. Но конкретные требования к специализации работодатели указывают редко. Чтобы повысить шансы на получение места в крупной компании, советуем пройти специализированные курсы, которые дают нужные знания и практические навыки.
Очень важны личные качества: ответственность, высокая степень самодисциплины, исполнительность, усидчивость, эрудиция, терпеливость, стрессоустойчивость. Часто работодатели упоминают о требованиях к внешности претендентов — просят присылать резюме с фото.
И ещё один важный момент: без отличного знания языка, высокого уровня устной и письменной грамотности претендовать на хорошее место вряд ли получится. Ведение деловой переписки, делопроизводство, общение с посетителями обязывают офис-менеджера владеть этими качествами. Для тех, кто знает английский, тоже найдутся вакансии. При этом заработок может быть значительно выше, чем в среднем по отрасли.
И о заработке. Уровень оплаты труда офис-менеджера зависит от величины компании, профессиональной сферы, региона. Диапазон окладов управляющих офисами достаточно широкий. Средняя зарплата по Украине составляет около 5 тыс. грн., в Киеве — свыше 6 тыс. грн. Советуем при размещении резюме проверить зарплатные тенденции, чтобы правильно оценить свои компетенции и не продешевить.
Как правильно составить должностную инструкцию?
Все документы подобного типа создаются под тщательным присмотром руководства. В качестве образца используют готовые шаблоны, которые можно по желанию как дополнить, так и изменить, исходя из нужд организации. Однако, несмотря на это, должностные обязанности администратора не должны противоречить трудовому кодексу, а также иметь пункты, нарушающие действующее законодательство Российской Федерации.
Зачастую такой документ имеет четыре пункта:
- Общие положения, где указаны главные требования к кандидатуре администратора. Также здесь следует указать непосредственное начальство сотрудника, порядок замены, необходимый уровень знаний и так далее.
- Обязанности. Включают в себя весь список того, что обязан делать администратор.
- Права – часть, где указаны все привилегии данного сотрудника.
- Ответственность – особо важный пункт, устанавливающий меру наказания за тот или иной поступок.
Администратор офиса, находясь на рабочем месте, должен выполнять немалое количество задач, которые на него возлагает руководство. Давайте кратко их перечислим.
- Прием и последующее распределение телефонных звонков. Во время переговоров администратор должен зафиксировать информацию и передать ее сотрудникам. При необходимости звонок следует переадресовать в другой отдел.
- Обязанности администратора офиса включают пункт, в соответствии с которым сотрудник должен оказывать первичные консультации потенциальным клиентам.
- Необходимость обработки входящей, а также исходящей документации.
- Размещение объявлений о свободных вакансиях на специализированных порталах и в кадровых агентствах. Также обязанности администратора офиса предполагают проведение первичных собеседований с потенциальными кандидатами.
- Закупка канцелярских товаров, а также расходных материалов, необходимых для обеспечения бесперебойной работы оргтехники.
Помимо перечисленных выше обязанностей администратор офиса фактически постоянно взаимодействует с людьми. Это и потенциальные клиенты, и действующие сотрудники компании. Именно на этого специалиста ложатся обязанности, связанные с составлением графиков для сотрудников.
Образец должностной инструкции
Данный вариант универсальный и подойдет в качестве исходного шаблона для любой организации. Однако следует помнить о том, что большинство пунктов нужно будет изменить, исходя из соображений руководства.
I. Общие положения
- Администратор – это специалист, который относится к категории офисных сотрудников.
- На данную должность могут претендовать лица старше 18 лет, имеющие оконченное среднее образование.
- Данный специалист подчиняется непосредственно руководителю гостиницы/ресторана/клуба.
- Администратор должен уметь:
- правильно распределить обязанности между сотрудниками организации;
- устранять все конфликтные ситуации как внутри коллектива, так и за его пределами;
- грамотно донести всю нужную информацию об услугах и тарифах до клиентов этой организации.
II. Обязанности
Администратор обязан:
- Создать все необходимые условия для комфортного пребывания клиентов на территории заведения.
- Предоставлять всю необходимую информацию по услугам, тарифам и скидкам.
- Вести все виды клиентских баз, а также предпринимать меры по их эффективному увеличению.
- Улаживать все конфликтные ситуации с клиентами, персоналом и руководством.
- Обеспечивать чистоту и порядок на вверенной ему территории.
- Следить за соблюдением дисциплины внутри рабочего коллектива.
- Предоставлять руководителям всю информацию об их организации.
Где получить образование администратора
Обучение профессии администратора можно пройти в средних специальных учебных заведениях и вузах.
Подходящие направления:
- «Гостиничный бизнес и туризм».
- «Менеджмент в сфере и другие.
Работодатель чаще всего ориентируется на способности специалиста, а не на его образование. Поэтому для работы подходят кандидаты и с высшим, и со средним образованием.
Учебные учреждения, где можно выучиться на администратора:
- Владивостокский государственный университет экономики и сервиса.
- Московский международный университет.
- Гуманитарный колледж Российского государственного гуманитарного университета.
- Национальная академия современных технологий.
- Воронежский институт экономики и социального управления.
Требования к специалисту
Инструкция должностная офис-менеджера включает необходимые предписания для принятия на работу и ее осуществления в дальнейшем. Первое, чем должен обладать претендент на данную должность, — это соответствующее образование и профессиональные навыки. Работник должен иметь диплом об окончании среднего специального, неполного высшего или высшего образования.
В навыках должны присутствовать знания об устройстве офиса и особенностях его работы. Зонирование помещения – немаловажный фактор в функциональности. Если офис-менеджер знаком с принципами организации деятельности, ему будет несложно контролировать отдельные рабочие позиции. Персонал должен распределяться по своим местам в соответствии с обязанностями так, чтобы не нарушалась другая работа. Офис-менеджер должен знать сферу работы и степень ответственности каждого специалиста.
II. Должностные обязанности
Администратор:
- Обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.
- Осуществляет контроль над сохранностью материальных ценностей.
- Консультирует посетителей по вопросам наличия имеющихся услуг.
- Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
- Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, и проводит соответствующие организационно-технические мероприятия.
- Осуществляет контроль над рациональным оформлением помещений, следит за обновлением и состоянием рекламы в помещениях и на здании.
- Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях и на прилегающих к ним или зданию территориях.
- Контролирует соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены.
- Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимает меры к их ликвидации.
- Осуществляет контроль над исполнением работниками указаний руководства организации.
- Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
Администратор офиса, находясь на рабочем месте, должен выполнять немалое количество задач, которые на него возлагает руководство. Давайте кратко их перечислим.
- Прием и последующее распределение телефонных звонков. Во время переговоров администратор должен зафиксировать информацию и передать ее сотрудникам. При необходимости звонок следует переадресовать в другой отдел.
- Обязанности администратора офиса включают пункт, в соответствии с которым сотрудник должен оказывать первичные консультации потенциальным клиентам.
- Необходимость обработки входящей, а также исходящей документации.
- Размещение объявлений о свободных вакансиях на специализированных порталах и в кадровых агентствах. Также обязанности администратора офиса предполагают проведение первичных собеседований с потенциальными кандидатами.
- Закупка канцелярских товаров, а также расходных материалов, необходимых для обеспечения бесперебойной работы оргтехники.
Помимо перечисленных выше обязанностей администратор офиса фактически постоянно взаимодействует с людьми. Это и потенциальные клиенты, и действующие сотрудники компании. Именно на этого специалиста ложатся обязанности, связанные с составлением графиков для сотрудников.
Должностная инструкция администратора офиса может включать в себя разные пункты в зависимости от требований конкретной организации. Однако, как правило, в ней будут прописаны стандартные условия, которые принимают за образец.
- Общие положения.
- Требования к квалификации. Как правило, для потенциального администратора достаточно среднего специального образования. Наличие опыта, несомненно, станет преимуществом.
- Обязанности. Ни одна должностная инструкция не обходится без этого пункта.
- Права. Администратор, например, вправе вносить предложения по улучшению деятельности предприятия.
- Дополнительные положения, которые могут включать пункты, не вошедшие в другие разделы.
Администратор Административно-хозяйственного отдела несет ответственность за:
5.1. своевременность приобретения необходимых в работе Общества материалов;
5.2. сохранность документации;
5.3. правильность составления и своевременность предоставления отчетов Начальнику Административно-хозяйственного отдела;
5.4. разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы;
5.5. сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций;
5.6. невыполнение требований настоящей инструкции.
Пример характеристика администратора с места работы образец 2020 год
Характеристика с места работы отражает информацию о сотруднике организации, его служебной деятельности, содержит оценку профессиональных навыков и достижений, а также личностных качеств. Документ может быть предназначен, как для органов государственной власти и социальных служб, так для бытовых вопросов или как документ, необходимый для участия в конкурсе на вакантную должность.
Это интересно: Запрет выдачи гражданина рф другому государству
Самая большая коллекция образцов характеристик на нашем сайте находится в данном разделе, связанно это с тем, что существует еще множество мест, куда может понадобиться характеристика, не описанных на нашем сайте.
Какие требования выдвигаются администратору фитнес-клуба
У каждого фитнес-клуба свои требования к кадровому составу. Однако можно выделить обобщенные моменты, без которых трудовая деятельность высококвалифицированного администратора просто неприемлема:
- Стаж работы. Чересчур много усилий придется потратить для обучения новичка. Профессиональный опыт является гарантией профессионализма соискателя в этой области.
- Грамотность речи. Администратор должен говорить отчетливым голосом. Смысловые и речевые ошибки в произношении просто неприемлемы.
- Легкость в коммуницировании с клиентами. Добиться взаимопонимания с каждым посетителем, ведь это является непосредственной задачей администратора фитнес-клуба.
- Умение без промедления разобраться в обстоятельствах информационного поля. Должность администратора предусматривает знание ответов на все вопросы. Поэтому первым делом поговорите с прежним сотрудником о часто встречающихся вопросах, которые задают посетители. Каждый вопрос гостя должен сопровождаться оперативным и явным ответом. А если вы не будете владеть информацией, вы можете попросту утратить потенциального клиента.
- Умение наладить контакт с каждым посетителем. Ведь коммуникативные способности – это залог успеха.
- Внешние данные должны быть располагающими. В первую очередь администратор является лицом клуба, причем не только. Фигурный силуэт, выражение лица, а также настрой играют решающую роль при создании благоприятного впечатления о клубе в целом. Так что наружность в обязательном порядке должна быть представительной.
Основные участники проектов
В вопросах администрирования проекта важную роль играют его участники. Вот основные заинтересованные стороны проекта:
- Заказчик — будущий владелец результатов проекта. Он определяет требования к параметрам и результатам деятельности. Он также обеспечивает финансирование, используя собственные или заемные средства.
- Инициатор — сотрудник, который, осознавая потребность в проекте, вносит предложение о его реализации. Этот человек может работать в организации или быть приглашенным из вне.
- Куратор — человек, который следит за процессом реализации проекта и направляет его. Он осуществляет общий контроль и поддерживает проект.
- Менеджер — лицо, которое несет непосредственную ответственность за администрирование проекта и его реализацию.
- Руководитель — обеспечивает ежедневное управление командой, которая работает над реализацией проекта.
- Инвестор — лицо или организация, которая обеспечивает реализацию проекта финансовыми ресурсами.
DevOps или DevSecOps — специализация на стыке разработки, администрирования и безопасности
На данный момент внимание к DevOps только растёт и этот тренд продолжится, развиваясь в сторону контейнеризации, нагруженных приложений и систем, микросервисной архитектуры и т.д. Изучайте всё это, пока это выглядит как наиболее приоритетное будущее.
Информационная безопасность — ещё одно направление развития
Если раньше инфобезопасники были только в телекоме и банках, то сегодня они нужны практически в любой ИТ-компании. Сфера непростая, потребует знаний в разработке, системах взлома и защиты, — это гораздо глубже, чем установить антивирус и настроить файервол. И, кстати, для инфобеза есть отдельные специальности в вузах, поэтому если вы в начале пути, можно сразу поступать по профилю, а если «старичок», то можно рассмотреть магистратуру для углубления знаний и наличия диплома.
CTO, CIO — руководящие должности в ИТ-сфере или ИТ-подразделениях компаний. Отличный путь для тех, кто кроме системного мышления и любви к технологиям имеет управленческие и финансовые способности. Вы будете руководить всей ИТ-инфраструктурой, проводить сложные внедрения, выстраивать архитектуры для бизнеса, и это, само собой, очень неплохо оплачивается. Однако, как показывает практика, CTO/CIO в крупной компании — это ещё и умение договариваться, объяснять, обосновывать и пробивать бюджеты, это колоссальные нервы и ответственность.
Открыть своё дело. Например, заняться системным администрированием и поддержкой компаний как аутсорсер. Тогда вы сможете выстраивать свой график, планировать доходность и занятость, предоставлять те услуги, которые у вас выходят особенно круто. Но это непростой путь как с точки зрения набора и удержания клиентской базы, так и с точки зрения управления, финансов и права.