Переход на электронные трудовые книжки: зачем, когда и как

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Переход на электронные трудовые книжки: зачем, когда и как». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Вопрос, кому нужна электронная трудовая книжка, уже не рассматривается: переход на эту систему осуществили все работодатели с 1 января 2020 года. При этом сохранилась обязанность работодателей вести бумажные трудовые книжки, вносить в них все изменения, если работник отказался полностью перейти на электронный формат.

Что такое электронная трудовая книжка?

Это информация о трудовой деятельности работника. Она зашифрована и размещена на электронных ресурсах Пенсионного фонда РФ.

Кто может видеть электронную трудовую книжку:

• ПФР;

• работодатель;

• работник.

Работодатель составляет отчёт по форме СЗВ-ТД, образец которой утверждён ТК РФ, и направляет сведения в ПФР. Доступ к информации имеют уполномоченные сотрудники ПФР.

Как и где посмотреть электронную книжку может работник:

• обратиться непосредственно в ПФР

• заказать справку в МФЦ или получить сведения на Госуслугах;

• запросить информацию у работодателя в любое время в период работы или при увольнении.

🤔 Погодите, а зачем вообще нужна трудовая книжка

Трудовые книжки сохранились только в России, странах СНГ и Словении. Многие юристы и чиновники считают их архаизмом: по их мнению, ведение книжек создаёт бюрократические сложности, а никаких уникальных функций они не выполняют. Например, при расчёте пенсии стаж определяется по периоду, когда работодатель перечислял взносы за сотрудника в пенсионный фонд, а не по книжке.

Тем не менее книжки пока не отменили: решили, что они нужны как гарантия безопасности. Если недобросовестный наниматель не будет производить отчисления в ПФР, доказать без книжки, что человек действительно работал, будет сложно. Работодатель же в отсутствие трудовых книжек будет вынужден принимать сотрудника без документального подтверждения опыта: подделать резюме гораздо проще, чем официальный документ. Так что книжка может защитить обе стороны трудовых отношений.

— Перейти на ЭТК можно в любой момент, подав заявление нынешнему работодателю, но обратно перейти на бумажную уже нельзя.

— При противоречии записей в электронной и бумажной трудовой неясно, каким сведениям будет отдаваться приоритет. То есть если в бумажной книжке есть какие-то данные, которых нет в электронной, вам, возможно, придётся дополнительно подтверждать их правдивость. Например, брать справку у работодателя, который записал данные о вашем стаже на бумаге, но не отправил сведения в ПФР.

— После подачи заявления о переходе на ЭТК работодатель вносит запись о переходе в бумажную книжку и отдаёт её на хранение сотруднику. Выбрасывать её не нужно — это источник сведений о вашей трудовой деятельности до 2020 года, который продолжает сохранять свою силу.

Преимущества электронной трудовой книжки

У ЭТК имеются следующие преимущества перед бумажной книжкой:

• возможность у сотрудников быстрого и удобного доступа к данным о своей трудовой деятельности, которые можно получить на портале Госуслуг;
• все ошибки и неточности в сведениях сводятся к минимуму — их можно проверить в любой момент;
• исключается подлог документов и изменение оснований увольнения;
• отсутствует риск потери или порчи документа;
• снижены затраты на приобретение, ведение и хранение трудовых книжек в бумажном виде;
• возможность удалённого оформления пенсии по данным лицевого счёта, дополнительных документов для подтверждения не требуется;
• упрощается процедура оформления нового сотрудника, удобно при удалённом трудоустройстве;
• высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Закон и постановления об ЭТК

Главный закон, регулирующий основные положения об электронной трудовой книжке — № 439-ФЗ от 16.12.2019. Он имеет юридическую силу с начала 2020 года. Также переход на ЭТК регулируют нижеперечисленные нормативные акты:

• Закон 436-ФЗ от 16.12.2019 — изменения вносятся в Закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 года.
• Закон 136-ФЗ от 24.04.2020 — изменения вносятся в статьи 2, 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.96 года.
• Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п — в этом документе утверждаются изменения в бланке формы СЗВ-ТД;
• Приказ Министерства Труда № 23н от 20.01.2020 — здесь можно ознакомиться с формами бланков СТД-Р и СТД-ПФР.
• Приказ Министерства Труда № 320н от 19.05.2021 — В документе отражено утверждение нормативов по ведению и хранению электронных трудовых книжек.

Информация о нашей трудовой деятельности теперь будет храниться в информационном ресурсе ПФР. Это сулит нам некоторые преимущества, такие как быстрый доступ к информации, дополнительные возможности для трудоустройства дистанционно, снижение расходов на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек. В ПФР утверждают, что беспокоится о защищенности своих персональных данных не стоит, сбои или взломы практически невозможны. Мы рекомендуем руководителям предприятий сразу решить, кто будет ответственным за заполнение отчета СЗВ-ТД: бухгалтер или кадровик. Если это будет, кадровик — то предоставить ему доступ к электронному обороту с ПФР. Также советуем проанализировать внутренние нормативные акты организации, должностные инструкции и внести в них изменения, вызванные появлением электронных трудовых.

Что такое электронная трудовая книжка и надежна ли она

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это электронная запись в базе данных ПФР, которая хранится на защищенных серверах Пенсионного фонда, цифровой аналог бумажной версии.

Она включает следующие сведения:

• информация о работнике;
• даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
• место работы;
• вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
• должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
• вид поручаемой работы;
• основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
• причины прекращения трудового договора.

Как будет осуществляться переход

Введение цифровой системы учета данных о трудовой деятельности стартовало 1 января 2020 года. До 31 декабря 2020 каждый сотрудник должен подать своему работодателю заявление о выборе формата ведения его трудовой книжки. Работники, выбравшие электронный вариант, получат бумажные трудовые книжки на руки для последующего самостоятельного хранения. Если же сотрудник сделает выбор в пользу привычного варианта, работодатель будет вынужден делать двойную работу: по-прежнему вести бумажную трудовую книжку и предоставлять данные в ПФР в электронном виде (о соответствующем отчете поговорим отдельно). А вот лица, начинающие трудовую деятельность в 2020 году, выбирать не смогут: для них предусмотрены только электронные трудовые книжки.

Примечание. Введение любых новшеств часто сопровождается недопониманием, людям бывает трудно адаптироваться к новым реалиям, поэтому работодателю необходимо внимательно отнестись к информированию своих сотрудников. Особенно важно разъяснить необходимость бережного хранения полученных на руки бумажных трудовых книжек, ведь в электронную базу не будут вноситься сведения о трудовой деятельности сотрудника до 2020 года, основанием для подтверждения стажа для этого периода останется именно бумажная трудовая книжка!

Обязанности работодателя

Помимо продолжения ведения бумажных трудовых книжек для написавших соответствующее заявление сотрудников, у работодателей появится дополнительная обязанность – новый отчет в ПФР. Отчет СЗВ-ТД, полное название которого – «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица», должен быть предоставлен не позднее 15 числа месяца, следующего за отчётным. Отчет подается в случае, если хотя бы для одного сотрудника организации наступили соответствующие основания. Работодатель обязан фиксировать в отчете любое из следующих событий:

• прием на работу;
• перевод на другую работу;
• изменение наименования работодателя;
• присвоение сотруднику второй и последующей профессии, специальности или квалификации;
• увольнение;
• запрет занимать должность или заниматься определенным видом деятельности на основании постановления суда.

Что нужно знать об электронных трудовых работникам

Подробно о сути изменений до 31 октября 2021 года вас должен проинформировать работодатель. Вкратце они следующие:

1. Для уже работающих граждан переход на электронные трудовые является добровольным. Тем, кто решит обзавестись электронной трудовой (и напишет такое заявление), работодатель отдаст бумажную книжку на руки и больше не будет нести ответственности за ее хранение. Последняя запись в книжке при этом будет такой.
2. Если есть желание сохранить документ в традиционном виде, об этом тоже нужно подать работодателю соответствующее заявление (в произвольной форме или на бланке, который даст ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник). Тогда работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.
3. Те, кто впервые устроится на работу с 2021 года, будут иметь сразу электронную трудовую, бумажную им заводить никто не будет даже при их желании. Поступающим на первую работу в 2021 году бумажную трудовую еще могут оформить.
4. При устройстве на работу электронную трудовую новому работодателю можно представлять либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. В таком же виде он будет выдавать вам ее при увольнении.
5. Не нужно волноваться за сохранность сведений электронных трудовых книжек. ПФР гарантирует высокий уровень защищенности своих информационных систем. Фонд говорит, что сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Действия по переходу на ЭТК, обязательные для 2021 года

Особыми для 2021 года в связи с переходом к ЭТК для работодателя становятся следующие действия:

• С его наступлением прекращается оформление новых бумажных трудовых книжек. Для впервые принимаемых на работу лиц этот документ будет существовать только в виде ЭТК (п. 8 ст. 2 Закона 439-ФЗ). При этом останутся востребованными бланки вкладышей в бумажную трудовую книжку для работников, выбравших продолжение ведения этого документа в бумажном варианте.
• В нем в срок до 15.02.2021 (подп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…») должна быть осуществлена подача в единую электронную базу, ведущуюся ПФР, сведений по состоянию на 01.01.2020 о трудовой деятельности тех работников, в отношении которых за весь 2021 год не происходили кадровые события, подлежащие внесению в текущую отчетность о таких событиях.
• С его началом окончательно закрепляются сроки для подачи в ПФР информации о текущих кадровых событиях (подп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ): в отношении фактов начала или прекращения трудовых отношений — не позднее первого рабочего дня после даты такого события; по иным кадровым мероприятиям (включая факт подачи заявления о выборе формы ведения трудовой книжки) — не позднее 15 числа месяца, наступающего после месяца, в котором произошло событие.

Работники, не использовавшие право перехода на ЭТК в 2021 году, могут воспользоваться таким правом в 2021 году и более поздних годах.

Ведение ЭТК при сохранении бумажного варианта

Выбор работником бумажного варианта ведения трудовой книжки не избавляет работодателя от необходимости подавать сведения о его трудовой деятельности в ПФР. Поэтому данные в базе, за формирование которой отвечает ПФР, в любом случае будут накапливаться, и это облегчит переход к ЭТК, если работник решит прекратить использование бумажного варианта трудовой книжки.

Лица, не отказавшиеся от ведения трудовой книжки на бумаге, обязаны предоставлять этот документ работодателю при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ), а работодатель обязан хранить его у себя, оформлять в нем записи, отражающие кадровые события и возвращать работнику при увольнении (ст. 66 ТК РФ). При ведении бумажной трудовой книжки у работодателя не возникает необходимости создавать при увольнении документ по форме СТД-Р.

Как используют электронный документ работник и работодатель

Условия работы с ЭТК для двух сторон трудового договора различаются: для сотрудника переход является добровольным, тогда как работодатель обязан начать формирование соответствующей электронной базы уже в 2020 году.

По завершении подготовительного этапа, с начала 2021 года, работодатель:

• ведет электронные трудовые книжки для вновь принятых сотрудников;
• ведет ЭТК «старых» сотрудников согласно их заявлениям;
• освобожден от ведения бумажных трудовых книжек сотрудников, не подавших соответствующее заявление;
• не подавшим заявление бумажные трудовые книжки выдает на руки и за их хранение больше ответственности не несет;
• независимо от ведения бумажной трудовой, передает электронные сведения о работе сотрудников в ПФР.

С 1.01.20 компании сдают новый отчет в Пенсионный Фонд (пост Правления №730п ПФ РФ от 25/12/19), связанный с введением ЭТК – форму СЗВ-ТД. Он сдается на каждого работника, помесячно, не позднее 15 числа следующего месяца.

В документе отражаются: прием на работу, увольнение, перевод на другую работу постоянного характера, изменения, касающиеся профессии, квалификации, решение суда о запрете занимать должность, заявление о форме трудовой книжки, а также изменение наименования фирмы.

Со следующего года правила меняются. Если работник принят или уволен, сведения на него подаются на следующий день или в тот же день, когда издан приказ. Для остальных событий законодатель оставил прежний срок (п. 1.8 постановления).

Работодатель обязан выдавать сведения о трудовой деятельности сотруднику по его заявлению (ст. 66.1 ТК РФ) на бумаге или электронно:

• в 3-дневный срок, если гражданин работает;
• при увольнении – в тот же день, когда гражданин увольняется.

Если гражданин обнаружил ошибку в сведениях, по заявлению администрация обязана внести исправления и передать корректные данные в ПФР.

Работник может получить сведения о трудовой деятельности (абз. 4 ст. 66.1 ТК РФ):

• непосредственно в фирме, где он работал, за весь период работы в ней – на бумаге или электронно, в виде файла;
• в МФЦ, на бумаге;
• через портал госуслуг, электронно;
• обращением в ПФР, на бумаге или электронно.

Обратите внимание: если работник пожелал сохранить трудовую старого формата, это право сохраняется за ним на каждом рабочем месте и в дальнейшем. Однако если он передумает и решит использовать электронный вариант, сможет сделать это в любое время.

Работнику нельзя выбрасывать бумажную трудовую книжку даже при наличии электронной, ведь сведения в электронном формате начнут накапливаться только с 2020 года.

Как перейти на электронный формат

Формировать ЭТК россияне начали не так давно – это стало возможным с первого дня 2022 года. Но переходить на рассматриваемый формат или нет – дело каждого работника. Эта мера не насильственная и проводиться исключительно по согласию работника. Но такое правило уже не касается людей, которые получат свою первую официальную работу в 2022 году. Им уже не будут оформляться бумажную версию, а заведут только электронную.

Если человек хочет получить ЭТК ему потребуется сделать следующее:

• написать специальное заявление работодателю, при этом указав, желает ли он сохранить бумажный вариант;
• можно заявить, что желаете пользоваться старым образцом документа;
• в бумажном формате будет поставлена печать о наличии электронной версии;
• сохраните обычную трудовую, так как в ней информации о стаже до 2022 года.

Что предписывают новые законы

Согласно первому законопроекту, работодателю необходимо создать базу данных, в которой будет храниться информация о каждом работнике, то есть, профессия, сколько лет работает, по какой причине был уволен, куда переведен, каким образом был поощрен или наоборот, наказан руководством предприятия и так далее. Если трудовой договор будет разорван, в сведениях должна быть указана его причина. Всю эту информацию работодателю необходимо предоставлять в систему Пенсионного Фонда.

Другой законопроект обязывает работодателей, начиная с 2020 года передавать Пенсионному Фонду такие же данные о работе лиц, имеющих страховку. Те, кто захочет, чтобы вся информация о нем по-прежнему велась традиционным способом, должны уведомить об этом соответствующим заявлением до конца следующего года. Тогда в 2021 году новые трудовые книжки для них вводить не будут. Остальным же работникам выдадут бумажные книжки, а сведения о трудовом стаже будет учитываться в электронном виде. Для поступающих на работу впервые будут сразу заводить электронный вариант трудовой книжки.

Также последний закон предусматривает административную ответственность за несвоевременное предоставление информации о работниках или за неполные, или неточные данные.

Похожие записи:

• Льготы военнослужащим в 2022 году
• Льготы ветеранам труда в 2023 году
• Справка 2-НДФЛ – что это такое, и где ее взять?