Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок оформления перемещения работника на другое рабочее место». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Различные технические и организационные преобразования не редкость для предприятий. При этом весьма вероятно, что в ходе этих преобразований потребуется, чтобы кто-то из сотрудников сменил свое рабочее место. Даже если это не было в свое время оговорено в трудовом договоре.
Перевод сотрудников на другую работу
Также и у самого работника могут возникнуть обстоятельства, когда ему потребуется перевестись на новое рабочее место.
Как и в каких случаях можно перевести сотрудника на другую работу? Ответы на эти и другие вопросы, связанные с переводом сотрудников на новую работу, Вы найдете в данной статье.
Сразу отметим, что бухгалтеру нужно четко разделять понятия перевод и перемещение сотрудника на другую работу. С одной стороны эти понятия очень похожи. И в том, и в другом случае работник меняет свое рабочее место. С другой же стороны порядок перевода и перемещения различны. В частности, чтобы перевести сотрудника на другую работу необходимо его письменное согласие. При перемещении этого не требуется.
Как оформляется перевод работника в обособленное подразделение
Если в качестве инициатора перевода выступает работник, то в этом случае он должен написать на имя своего работодателя заявление. Если инициатором является сам работодатель, то от работника нужно будет получить письменное согласие. Обычно такое согласие получают так: издается приказ о переводе работника, на котором он ставит отметку «Согласен на перевод».Однако, уведомление работнику следует направить еще до того, как будет издан приказ. Для этого работнику направляется уведомление, которое составляется в свободном виде. На данном уведомлении работник в письменном виде выражает свое согласие на перевод, либо отказывается от перевода. В случае последнего работник может быть уволен по одному из следующих оснований:
- собственное желание;
- соглашение сторон;
- сокращение.
Иногда перевод работника происходит по инициативе руководителя структурного подразделения. Для этого он должен составить представление о переводе сотрудника, в котором дается характеристика профессиональных и деловых качеств сотрудника, а также объясняется причина перевода. Представление пишется на имя руководителя, который после ознакомления с документом, ставит на нем резолюцию.
Бесплатная юридическая помощь
Если осуществляется перемещение работника в обособленное подразделение, то запись в трудовой делать не нужно.
Инициировать перевод в другое подразделение компании может как сам сотрудник, так и его работодатель. Если перевод инициирует сотрудник, то он составляет заявление о переводе.
Если перевод сотрудника инициирован работодателем, то необходимо уведомить сотрудника о переводе и заручиться его согласием на данные изменения в работе. Уведомление о переводе работодатель может составить в свободной форме. Работник должен ознакомиться с уведомлением и подтвердив свое согласие прямо на уведомлении поставить подпись «Согласен на перевод».
В трудовую книжку и личную карточку работника вносятся, в частности, информация о приеме на работу, переводах на другую постоянную или временную работу, об увольнении. По поводу того, вносится ли запись в трудовую книжку о перемещении в обособленное подразделение, в законодательстве указаний нет.
Перемещение работника необходимо оформить приказом работодателя. Составить приказ на перемещение можно в свободной форме, так как унифицированная форма документа не утверждена.
Перевод в обособленное подразделение
Обособленное подразделение не является работодателем. В качестве такового может выступать только головная организация, т.к. она является юридическим лицом.
Работодателю необходимо включать в контракт пункт о месте работы, а если сотрудник принят на должность в обособленном подразделении, находящемся в другой местности, следует отразить в контракте это подразделение и место его нахождения (статья 57 ТК РФ).
Согласно статье 66 ТК РФ в трудовой книжке, в т.ч., отражается информация о переводах.
В данном случае трудовая функция работника не меняется, изменяется лишь соответствующее подразделение. Следовательно, прием в обособленное подразделение повлечет запись в трудовой книжке либо при переводе работника в другую местность, либо если соответствующее структурное подразделение, из которого работник переводится, было первоначально указано в контракте.
Пример: «Переведен в кондитерский цех на должность повара в обособленное подразделение. «.
Документ «Кадровый перевод списком»
Документ Кадровый перевод списком по сути представляет собой тот же документ Кадровый перевод, но в изложении для нескольких сотрудников, каждому из которых вы можете изменить отдельные условия труда. Прекрасное решение, чтобы сэкономить место в журнале, если массе сотрудников требуются похожие по сути (но не для всех одинаковые) изменения. Недостатки имеет те же, что и обычный Кадровый перевод, с тем только дополнением, что если документы Кадровый перевод вы можете для себя разметить комментариями (Иванов переведен в другое подразделение, Петровой увеличен оклад), то здесь все изменения собраны в один документ и поле Комментарий, соответственно, у него тоже одно. Но провалившись в сам документ вы увидите краткую расшифровку изменений для каждого отдельного кадрового перевода.
1. Раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения.
2. Кнопка Создать и выберите из предложенного списка документ Кадровый перевод списком.
3. В поле Организация укажите организацию, в которой регистрируется кадровый перевод списком сотрудников (выбором из справочника Настройка – Организации), если в информационной базе ведется учет по нескольким организациям. При этом если сотрудники оформлены в обособленном подразделении, выделенном на отдельный баланс, его следует указать в качестве организации.
4. В поле Дата укажите дату документа. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера, при необходимости ее можно изменить. Особенность этого поля в том, что именно эта дата подберется в поле Дата перевода всем подобранным пользователям, поэтому обращайте на нее внимание перед их подбором в документ. В дальнейшем же ее может будет изменить индивидуально для каждого сотрудника, проваливаясь в них для редактирования каждого конкретного кадрового перевода.
5. Поле Номер не является активным для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Для корректного отображения номера согласно учетной политике вашей организации заведено поле Печатать как рядом с полем Номер.
6. Если в настройках штатного расписания (Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания) выбрана возможность бронирования позиций (установлен флаг Использовать бронирование позиций), то при оформлении документа можно указать, что выбранная позиция забронирована указанным сотрудником. Эта позиция будет считаться занятой (отражается в отчете по штатному расписанию), но принятым на нее сотрудник считаться не будет. После того, как принято решение о фактическом начале работы сотрудника, признак бронирования в документе следует снять и дооформить его обычным образом.
7. По кнопке Подбор табличная часть документа заполняется списком оформляемых сотрудников, которые переводятся на другое место работы и каждая строка по ссылке Нет сведений о кадровом переводе редактируется в отдельной форме, аналогичной форме соответствующего документа на одного сотрудника. После заполнения специальной формы Кадровый перевод появляется ссылка, в которой для просмотра отображается краткая информация о кадровом событии. Также данный документ можно заполнить по кнопке Добавить. При нажатии на данную кнопку сразу открывается форма Кадровый перевод, которую необходимо заполнить.
Документ «Перевод к другому работодателю»
В программе может вестись учет по нескольким организациям, а сотрудники могут перемещаться между ними – увольняться из одной и приниматься в другую. Для отражения этого факта в программе можно воспользоваться специальным документом-помощником Перевод к другому работодателю. Он позволяет подготовить необходимые печатные формы, сопутствующие такому переводу (согласование перевода, приказы об увольнении и приеме и т.п.), и, собрав в одном месте, сразу создать необходимые документы Увольнение по прошлой организации, Прием на работу по новой, исходящую и входящую справки для расчета пособий.
1. Раздел Кадры – Все кадровые документы.
2. Кнопка Создать и выберите из предложенного списка документ Перевод к другому работодателю.
3. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
4. На закладке Откуда и кого переводим указываем:
5. в поле Организация — организацию, в которой регистрируется кадровый перевод, из справочника Настройка– Организации.
6. в поле Сотрудник — сотрудника, который переводится к другому работодателю, из справочника Сотрудники (раздел Кадры –Сотрудники)
7. в поле Дата увольнения — дату увольнения сотрудника из организации, откуда осуществляется перевод
8. в поле Статья ТК РФ — основание увольнения сотрудника в соответствии с Трудовым кодексом (из справочника Основания увольнения). По умолчанию в поле указывается основание увольнения по п. 5 ч. 1 ст. 77, что соответствует переводу сотрудника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю
9. поля Руководитель и Должность автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации (откуда осуществляется перевод) из справочника Организации (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица) и используются для расшифровки подписи в соответствующих документах организации, связанных с данным переводом (например, Согласование перевода (ответ), Приказ об увольнении).
Документ «Изменение плановых начислений»
Документ предназначен для отражения изменения условий оплаты труда (плановых начислений) нескольких сотрудников и для индексации заработка сотрудников.
1. Раздел Зарплата – Изменение оплаты сотрудников.
2. Кнопка Создать и выберите документ Изменение плановых начислений.
3. Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, сотрудникам которой производится изменение плановых начислений.
4. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
5. В поле Подразделение укажите структурное подразделение, если требуется изменить начисления или произвести индексацию сотрудникам конкретного подразделения. При заполнении данного поля документ будет заполнен только сотрудниками этого подразделения.
6. В поле Должность укажите должность сотрудников, если требуется изменить начисления или произвести индексацию сотрудникам по конкретной должности. При заполнении данного поля документ будет заполнен только сотрудниками этой должности. Если будет заполнены одновременно поля Подразделение и Должность, то документ будет заполнен только сотрудниками по выбранной должности и только по выбранному подразделению.
7. В поле Дата изменения укажите дату изменения начислений сотрудникам. Если сотрудникам вводятся изменения на определенный срок, то установите флаг Срочное изменение начислений и в поле по укажите окончание периода изменения начислений. Если необходимо указать разные даты изменений для сотрудников, то установите флаг Разные строки для разных сотрудников. Эти даты будут автоматически отражаться в таблице. Даты в таблице можно изменить — именно они будут учтены при назначении начислений сотрудникам. Изменение дат в шапке документа при уже заполненной таблице не приводят к их изменению. Для обновления дат в таблице документ необходимо перезаполнить.
8. Если необходимо зарегистрировать индексацию заработка сотрудников установите флаг Учитывать как индексацию заработка. Флаг появляется в документе, если в настройках расчета зарплаты указано, что выполняется индексация заработка сотрудников.
9. Табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке Заполнить всеми сотрудниками выбранного подразделения и/или выбранной должности (позиции штатного расписания, если оно ведется). Также сотрудников можно добавить (подобрать) по кнопке Подбор. По умолчанию для заполнения предлагаются сотрудники, работающие на указанную дату в поле Дата изменения. В табличной части для просмотра и изменения доступны показатели плановых начислений выбранных сотрудников, которые в настройках расчета зарплаты отмечены как определяющие состав совокупной тарифной ставки. При необходимости изменить видимость колонок можно через меню Еще таблицы (пункт Отображаемые показатели). По кнопке Заполнить показатели можно автоматически заполнить показатели одинаковым значением для всех сотрудников (Фикс. значение), но и изменить уже заполненные в таблице значения с помощью математических операций.
10. Если требуется не только изменить показатели уже назначенных сотрудникам плановых начислений, но и добавить всем сотрудникам новое начисление или прекратить действующее, то, можно воспользоваться командами Добавить начисление всем сотрудникам или Удалить начисление у всех сотрудников в меню Еще таблицы.
11. При нажатии на ссылку в колонках ФОТ или Начисления можно просмотреть или отредактировать начисления и ФОТ каждого сотрудника в отдельности. Колонки становятся доступны по кнопке Сведения о ФОТ и начислениях, расположенной над таблицей.
12. Кнопка Провести и закрыть.
Что такое перевод работника
Если работника переводят в обособленное подразделение, то данный перевод происходит в пределах одной компании. Причем это не зависит от того, что было указано в трудовом договоре: определенное рабочее место, наименование компании, либо ее местонахождение. Под переводом понимают изменение структурного подразделения, включая и подразделение, расположенное в иной местности. Под иной местностью в данном случае понимают ту местность, которая находится за пределами границ населенного пункта (72.1 ТК РФ).
Важно! Перевод работника в обособленное подразделение, расположенное в иной местности, оформляется как постоянный перевод внутри компании. С этой целью заключается допсоглашение к действующему трудовому договору, издается приказ о переводе и вносится запись в трудовую книжку работника и его личную карточку.
В качестве работодателя выступать может только головная компания, а не ее обособленное подразделение.В трудовом договоре с работником необходимо указывать место работы, а если его принимают в обособленное подразделение, находящееся в иной местности, то местоположение этого подразделения указывается в договоре (
Чем перевод отличается от перемещения
Как при переводе, так и при перемещении работник остается в пределах одной компании. Однако, два данных понятия идентичными не являются. В случае перемещения работника происходит смена его рабочего места, а его трудовая функция и все условия трудового договора сохраняются. Другими словами,работник выполняет ту же работу, но меняется рабочее место. Даже согласие на перемещение от работника получать не нужно.
В случае с переводом происходит изменение условий трудового договора, а также меняется трудовая функция работника. Для того, чтобы работник считался переведенным, то должно выполняться одно из следующих условий (местность при этом не меняется):
- меняются трудовые функции работника, прописанные в трудовом соглашении (само место работы при этом остается прежним);
- меняется структурного подразделения, где трудится работник, если данное подразделение в трудовом соглашении указано как место работы.
Отличие перевода и перемещения работника
Для верного оформления документов необходимо определить, имеет место перемещение или перевод работника. В том и другом случае работник остается работать в компании. Однако при перемещении условия трудового договора остаются неизменны, в том числе не меняются трудовые обязанности работника, не изменяется местность выполнения трудовых обязанностей. На оформление перемещения работника работодателю не требуется получать его согласие.
При переводе работника могут меняться трудовые обязанности работника или местность, на территории которой работник выполняет свою работу. При оформлении перевода обязательно требуется согласие работника, исключением будет являться случай перевода, который носит временный характер, при возникновении ЧП.
Я знаю как правильно … перевести работника из филиала в филиал
О том, как же оформить перевод работника из одного филиала в другой, мы спросили того, кто на 100% знает, как.
Прежде всего, давайте выясним, существуют ли какие-либо особенности ведения кадрового делопроизводства в организации, имеющей несколько обособленных структурных подразделений. Надо сказать, что в соответствии с п. 3 ст. 55 Гражданского кодекса РФ (далее — ГКРФ) филиалы и представительства — это обособленные подразделения, которые не являются юридическими лицами.
Филиалом называется обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.
Представительства и филиалы не являются юридическими лицами.
Определение ИФНС при перерасчетах
Если начало периода, за который происходит начисление, приходится на месяц, не соответствующий месяцу начисления, то в документе появляется реквизит Место получения дохода. В нем можно определить, к какому именно подразделению (ИФНС) относить этот доход. По умолчанию реквизит заполняется в соответствии с тем подразделением или территорией, где работает сотрудник на конец месяца начисления. Однако при необходимости Место получение дохода можно отредактировать. Этот функционал актуален для ситуации, когда перерасчет происходит за период, когда сотрудник работал в подразделении/территории, относящимся к другой ИФНС.
Рассмотрим ситуацию на примере.
Сотрудник Савельев А.П. весь 1-ый квартал 2021 года отработал в обособленном подразделении. С 01.04.2020 г. он был переведен в головную организацию.
Характерные особенности представительств и филиалов таковы:
— не являются юридическими лицами; — наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом; — должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица; — действуют на основании утвержденных положений; — регистрируются в налоговом органе по месту их нахождения. Как должно осуществляться кадровое делопроизводство в организациях, имеющих обособленные подразделения, законодателем специально не регулируется. Поэтому право выбрать, кто должен осуществлять прием и увольнение работников филиалов, кто издает приказы, связанные с трудовой деятельностью, кем оформляются и где хранятся трудовые книжки, составлять ли отдельное штатное расписание для филиала и т.п., предоставляется работодателю. Если обособленных подразделений в организации немного и штат работников в них небольшой, кадровое делопроизводство, как правило, осуществляется централизованно.
При такой организации документооборота: — все кадровые документы (приказы, распоряжения, акты, трудовые договоры и т.д.) подписываются руководителем организации; — все документы, в том числе трудовые книжки, хранятся в головной организации (по месту ее нахождения); — ведение кадровой документации и передачу ее в головную организацию обычно осуществляет один из работников обособленного подразделения.
Примечание. Организации могут создавать филиалы и представительства за пределами РФ в соответствии с законодательством иностранных государств, если иное не предусмотрено международными договорами. ——————————— >Статья 5 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах», ст. 5 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Но если у организации много обособленных подразделений, находящихся в разных регионах РФ (либо за границей РФ), централизованный документооборот не только создает неудобства, но и не позволяет соблюдать сроки, установленные Трудовым кодексом. Поэтому очень часто полномочия по решению кадровых вопросов передаются непосредственно подразделениям.
Образцы записей в трудовой книжке
Это отличает случаи от увольнения в связи с достижением пенсионного возраста. Здесь кадровый специалист просто делает запись в трудовой «по собственному желанию».
Запись об увольнении должна иметь следующие атрибуты: Кадровому специалисту можно использовать при увольнении по собственному желанию образец трудовой книжки. Запись делается следующим образом:
Очень важно вносить все данные разборчиво и без сокращений, чтобы запись была действительной, а работодателю не пришлось делать дубликат трудовой книжки. Трудовое законодательство обязывает работодателя: Только после всех этих процедур может быть сделана запись в трудовой при сокращении работника.
Если сам сотрудник под давлением работодателя соглашается на добровольный уход, то запись содержит фразу «по собственному желанию», а про сокращение штата в ней не упоминается.
Как оформить кадровые документы при открытии обособленного подразделения?
В головной организации составляется дополнительное соглашение к трудовому договору работника, в котором отражаются все новые условия, связанные с работой в другом обособленном структурном подразделении.4. Перевод сотрудника на другую постоянную работу оформляется путем издания приказа (распоряжения) по унифицированной форме N Т-5.5. После оформления дополнительного соглашения и приказа о переводе работник снимается с учета, расписывается за получение трудовой книжки и его документы передаются из головной организации в филиал, в котором он будет работать, для дальнейшего ведения и хранения.
В филиал в опечатанном виде передаются трудовая книжка, личная карточка работника, копия приказа о переводе на другую работу, дополнительное соглашение к трудовому договору и личное дело (если ведется).6. Сведения о переводе на другую постоянную работу должны быть внесены в трудовую книжку (ч. 4 ст.