Изменили порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Изменили порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Помимо подтверждения отгрузки товара, счёт-фактура нужен при подтверждении суммы НДС как по реализации товаров (услуг), так и входящего НДС для доказательства права на налоговый вычет в целях избежания двойного налогообложения.

Положительные свойства счетов-фактур онлайн

Невзирая на то, что в обмене документами по интернету существует некоторое количество подводных камней, преимуществ в нем значительно больше. Рассмотрим самые очевидные:

1. Незамедлительность. Чтобы обменяться бумажными документами, нужно время, иногда значительное. Дополнительное время нужно также на подтверждение получения. Электронная информация доходит до адресата мгновенно, будь это контрагент или контролирующий налоговый орган.
2. Экономия. Чем больше документов переходят в электронную форму, тем меньше компания будет тратить средств на расходы, обязательные при фактическом документообороте: канцелярию и курьерские (почтовые) затраты.
3. Освобождение ресурсов. В результате обмена документами по сети у организации освобождаются временные и финансовые резервы, которые можно направить на повышение эффективности ее деятельности, и в итоге на увеличение рентабельности.
4. Безошибочность. Пусть не полностью, но электронный счет-фактура в большой мере защищает отправителя и получателя от досадных ошибок, которые могут сделать недействительным бумажный аналог и стать поводом для отказа в возвращении НДС.
5. Прозрачность. В отправленный счет-фактуру, подтверждение которого получено, невозможно внести никаких искажающих изменений.

Сроки выставления и цена опоздания

Органы ФНС вменяют продавцу в обязанность выставление счета-фактуры в срок не позже 5 рабочих (календарных) суток с момента совершения сделки, которым может считаться:

• отгрузка;
• выплата покупателю аванса или всей стоимости покупки;
• доставка товара покупателю или до пункта, оговоренного в договоре;
• момент оказания услуги.

Бумажное оформление счетов-фактур позволяло подкорректрировать дату в ситуации опоздания, обозначив ее «задним числом». Электронный формат исключает такую возможность. Однако опоздание не столь страшно, оно не является существенным нарушением, могущим повлечь за собой отказ в возврате НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Главное, чтобы были выполнены остальные существенные требования:

• возможность полной и достоверной идентификации продавца и покупателя;
• указание товара (услуги, работы);
• подтверждение прав собственности и их перехода в результате акта продажи;
• точные данные о стоимости, влияющие на базу и сумму НДС.

Для чего нужен счёт-фактура

При оплате сделки продавец начисляет налог на добавленную стоимость. Покупатель регистрирует счёт-фактуру как подтверждение уплаты НДС в специальной книге. На основании этого документа он заполняет соответствующие показатели в декларации по НДС. По закону покупатель имеет право на налоговый вычет по НДС (ст. 169 НК РФ), если документы составлены правильно.

Иногда НДС не начисляется, например, для предпринимателей, работающих по системе УСН. Но несмотря на это, покупатель может попросить продавца выставить ему счёт-фактуру, пусть даже без НДС.

Частые ошибки в счёте-фактуре

Ошибка: неправильно указаны или пропущены наименование, ИНН, адрес организации.

Следствие: установить авторство и адресата документа сложно, поэтому его признают недействительным.

Ошибка: из документа невозможно установить, какой товар передавался или услуга была оказана.

Следствие: НДС не возместят.

Ошибка: неверное указание валюты, неверное указание количества товара, ошибки в ценах, неправильное исчисление стоимости.

Следствие: точную стоимость товара определить невозможно, значит, документ считается неинформативным.

Ошибка: неверное исчисление НДС.

Следствие: возможны вопросы и проверки со стороны налоговой.

В каких случаях не выставляется счет-фактура

Имеются определенные предприятия, которые могут отказаться от составления данной документации, причем к ним не могут быть предъявлены какие-либо претензии со стороны ФНС. Нужно ли выставлять счет-фактуру без НДС? Не нужно составлять счета-фактуры бизнесменам:

• предприятия и ИП, работающие по упрощенным режимам;
• предприниматели специализируются на розничной торговле товаров или предлагают услуги населению, а не другим организациям;
• предприятия, которые продают товары только за безналичный расчет;
• фирма специализируется на предоставлении услуг общепита;
• компании, которые получили освобождение от уплаты многочисленных сборов, так как совершают какие-либо специальные операции.

Он представлен документом, который формируется на основании нескольких первичных бумаг, а не только на основании одной докладной или иной документации. Нередко для составления этого документа используется несколько счетов-фактур. Регулируются правила формирования бумаги следующими нормативными актами:

• Ст. 158 НК. В ней говорится о том, что сводные счета-фактуры составляются при продаже предприятия в качестве имущественного комплекса. Поэтому выделяются разные виды имущества отдельными позициями. Разделяется дебиторская задолженность, цена акций и иные активы.
• ПП №1137. В этом постановлении содержатся правила заполнения счетов-фактур. Здесь перечисляются основные требования, предъявляемые к документации, а также указываются ситуации, при которых необходимо их выставлять.
• Разъяснения ФНС и Минфина. Они публикуются довольно часто, а также с их помощью можно найти ответы на многочисленные вопросы, касающиеся формирования и выставления счетов-фактур в разных ситуациях. Описываются правила использования документации при долевом строительстве домов или при совершении агентских сделок.

Главный вопрос: когда лучше оформлять счет-фактуру

Главным вопросом, который возникает в связи со сроком, отведенным для выставления счета-фактуры, является вопрос соответствия этого срока и даты, указываемой в документе. Выбирать приходится, как правило, из двух вариантов:

1. Счет-фактура оформляется той же датой, которой были оформлены отгрузочные документы или получен аванс. 5-дневный срок здесь нужен для того, чтобы его создать и подписать.
2. Счет-фактура оформляется любой датой в пределах 5 суток со дня отгрузки или поступления аванса. То есть даты счета-фактуры и документов-оснований, с которыми он связан, не совпадают.

Оформлять счет-фактуру лучше одной датой с документами-основаниями по следующим причинам:

1. Весь комплект документов по конкретной отгрузке получится очень удобным в работе. По отдельным документам в нем будут совпадать даты и итоговые суммы.
2. Не будет возникать проблем с учетом НДС на стыке периодов, когда отгрузка произведена в одном квартале, а счет-фактура по ней датирован следующим. Причем эта проблема коснется в первую очередь самого поставщика, т. к. реализацию он отразит в учете в одном квартале, а документ по НДС будет относиться к другому. При этом в бухгалтерской программе счет-фактура автоматически по дате создания НДС попадет в книгу продаж другого квартала, и при ручной корректировке даты записи в книге программа может отказаться записывать туда документ, датированный более поздним сроком, чем квартал отгрузки.
3. Удобными в работе окажутся авансовые счета-фактуры, дата которых будет совпадать с датой поступления денег.
4. Дата корректировочного счета-фактуры совпадет с датой подписания соглашения об изменении количества или цены товара, что также облегчит работу с этими документами.

Кто обязан выставлять?

Согласно положениям статьи 143 базового фискального документа страны, налогоплательщиками НДС признаны организации, ИП, а также лица, признанные плательщиками НДС, в связи с перемещением товаров через границу Таможенного союза.

Именно они обязаны предъявлять обозначенную бумагу. У потребителей, являющихся плательщиками НДС, именно данная бухгалтерская бумага выступает в качестве базы для вычета НДС, который ему предъявлен к оплате продавцом при покупке у него товаров и услуг.

Однако каждому следует понимать, что претендовать на применение вычета есть право лишь в том случае, если поставщик работ либо услуг, который считается плательщиком НДС, оформил ее надлежащим образом. Если же подготовленная и выставленная бумага будет содержать какие-то дефекты либо неточности, то заявить о претендентстве на вычет по ней будет несколько сложно.

Предъявляемые к документу требования

Требования пункта 5 статьи 169 ключевого фискального документа страны гласят о том, что счет-фактура, выставленная поставщиком при сбыте работ или услуг, обязательно должна содержать такие реквизиты, как:

• порядковый номер и дату формирования данной бумаги;
• название, локализацию и ИНН каждой из сторон (поставщика и заказчика);
• наименование и местоположение получателя и отправителя груза;
• номер финансового документа, если уплачены авансовые и иные платежи в счет будущих поступлений;
• название осуществленных работ и оказанных услуг вместе с указанием единицы их измерения;
• количество выполняемых работ и услуг;
• указание валюты, по которой будет осуществляться расчет;
• цена услуг либо работ за единицу согласно подписанному договору без налога. Если применяются цены, регулируемые государством, то сумму налога тоже следует обозначить;
• общая стоимость отгруженных товаров и услуг;
• размер акцизного налога, если речь идет о подакцизных товарах;
• ставка налога;
• размер НДС, предъявленный заказчику;
• страна происхождения работ либо услуг;
• номер таможенной декларации;
• код вида товара, соответствующий единой Товарной номенклатуре ВЭД.

Информация и реквизитные данные, обязательные для заполнения документа АСФ:

• присвоенный порядковый номер и дата выставления счета – строка 1;
• полное наименование сторон процесса купли-продажи в соответствии с заключенным ранее договором, а также ИНН и КПП организаций-сторон сделки – стр. 2 и 6;
• реквизитные сведения, указанные в платежном документе – стр. 5;
• название валюты, которая используется для расчетов между фирмами – стр. 7;
• развернутое название продукции или услуг – графа 1;
• сумма авансового или предоплаченного платежа – гр. 9;
• сумма начисленного взноса по налогу НДС – гр. 8.

Счет-фактура: когда выставляется в 2020 году

По общему правилу счет-фактуру нужно выставить не позднее пяти календарных дней с даты отгрузки товаров, передачи работ, услуг, имущественных прав (п. 3 ст. 168 НК РФ). Например, товар отгружен 11 апреля 2020 г. Счет-фактуру вы можете выставить в любой из следующих пяти календарных дней: 11, 12, 13, 14, 15 апреля 2020 г.

Если последний день срока выпадет на выходной или нерабочий праздничный день, счет-фактуру составьте не позднее следующего за ним рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Авансовый счет-фактуру выставляйте не позднее пяти календарных дней с даты получения предоплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ). Например, аванс поступил 29 января 2020 г. Счет-фактуру вы можете выставить в любой из следующих дней: 29 января, 30, 31 января, 1 или 2 февраля 2020 г.

Способ передачи счета-фактуры исполнителю

Российское законодательство позволяет оформлять с/ф в электронном или бумажном варианте.

Электронная форма доступна, когда обе стороны договорных отношений подключены к Оператору, оказывающему услуги подобного рода. Исполнитель и заказчик должны иметь необходимое техническое оснащение для электронной передачи и приемки документов через ТКС. Сторонам нужно обладать усиленной квалифицированной электронной подписью для заверения документов. Кроме того, сторонам нужно составить и подписать письменный вариант соглашения о том, что обмен счетами-фактурами будет производиться в электронном виде. Если все эти условия соблюдены, то счета-фактуры могут передаваться электронно. Исправляться и корректироваться они также могут через ТКС, что гораздо быстрее и удобнее.

Бумажная форма доступна всем желающим. Если стороны используют бумажный обмен документами, то исполнителю счет-фактуру нужно составлять в двух экземплярах. Первый с подписью главбуха и руководителя будет передан заказчику для использования при возмещении налога. Второй будет зарегистрирован в Книге продаж исполнителя и направлен на хранение.

Счет-фактура на аванс

По правилам НК РФ, когда продавец получает от покупателя аванс в счет предстоящей поставки, он обязан выписать счет-фактуру в течение 5 календарных дней со дня получения аванса (п. 3 статьи 168 НК РФ).

Счет-фактуру на аванс можно не составлять, а ограничиться только счетом-фактурой на отгрузку, если аванс и отгрузка произошли в одном квартале, и между этими событиями не прошло 5 календарных дней. Об этом написано в письме Минфина от 12 апреля 2021 г. № 03-07-08/28182.

Но если разница между ними больше 5 дней, даже в рамках одного квартала, потребуется два счета-фактуры.

Также продавец должен оформить счет-фактуру как на аванс, так и на отгрузку, если поступление аванса и отгрузка произошли в разных кварталах. В этом случае количество дней между событиями вообще не имеет значения.

Если же продавец не выставит счет-фактуру на аванс, то негативные последствия для него будут. Ведь в этом случае он занижает налоговую базу.

Образец заполнения счёта-фактуры в 2020 году

Чтобы в 2020 году правильно заполнить счет-фактуру информацию возьмите из первичных документов на отгрузку — накладных, актов. Если же был аванс, потребуются реквизиты платежки для строки 5 (Письмо Минфина от 06.02.2018 N 03–07-14/6704).

Вы можете скачать пример заполнения бланка счета-фактуры в 2020 году со ставкой НДС 20 процентов:

Правила, по которым в 2020 году нужно заполнять счет-фактуры, приведены в Постановлении Правительства от 26.12.2011 № 1137. Эти правила в 2020 года тоже никак не изменились (это логично, ведь сам бланк счета-фактуры не претерпел поправок). При этом, напомним, что НК РФ установил ряд обязательных требований к составлению счета-фактуры. Они содержатся в п. п. 5, 5.1, 6 ст. 169 НК РФ.

Вот общий поход и правила заполнения счетов-фактур в 2020 году:

• строки о грузоотправителе и грузополучателе заполняйте при отгрузке товаров, в счетах-фактурах на работы или услуги ставьте прочерки. Если грузоотправитель — продавец, в строке 3 пишите “Он же”;
• идентификатор государственного контракта нужен только при отгрузках по госзаказу.
• код вида товара нужен при экспорте в ЕАЭС — выберите его из справочника ТН ВЭД;
• код и обозначение единицы измерения возьмите из разд. 1 или 2 ОКЕИ, например, “796” и “шт”. Если в договоре нет цены за единицу или ваших единиц измерения нет в этих разделах ОКЕИ, в графах 2, 2а, 3 и 4 ставьте прочерки.
• регистрационный номер таможенной декларации, название и код страны из ОКСМ указывает импортер товара. Если вы товар перепродаете, графу 11 можно не заполнять.
• нумеруют счета-фактуры в хронологическом порядке. Однако нарушение нумерации не критично — оно не лишает покупателя права на вычет (Письмо Минфина от 12.01.2017 N 03–07-09/411).
• подписывают счет-фактуру директор и главбух или другие работники, уполномоченные приказом или доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Счет-фактура – это документ, на основании которого покупатель может принять к вычету предъявленные продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав суммы НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Это главное предназначение счета-фактуры, поэтому для покупателей – плательщиков НДС он играет большую роль.

Получив от продавца правильно составленный счет-фактуру, в котором нет ошибок, препятствующих налоговикам точно определить продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговую ставку, сумму налога, предъявленную покупателю, последний будет вправе принять указанную в счете-фактуре сумму НДС к вычету или включить налог в стоимость приобретенных товаров, работ, услуг (п. 2 ст. 169 НК РФ). При условии, что документы, подтверждающие принятие их на учет тоже есть, к примеру, товарная накладная или акт (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Если покупатель получил от продавца счет-фактуру, составленную с нарушением установленных требований, у вас есть право обратиться к нему с просьбой внести соответствующие исправления.

Особенности заверения электронной формы счетов-фактур

Пункт 6 статьи 19 Налогового кодекса Российской Федерации определяет необходимость заверения электронного счета-фактуры усиленной квалифицированной подписью руководителя или лица, исполняющего его обязанности в соответствии с приказом или выписанной доверенности.

Федеральный закон от 6 апреля 2011г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет электронную подпись в качестве идентифицирующей информации в электронной форме, которая может быть простой или усиленной, квалифицированной и неквалифицированной.

При заверении электронных счетов-фактур должна быть применена усиленная квалифицированная подпись. Она должна отвечать ряду требований, а именно:

1. быть создана и проверена посредством средств электронной подписи;
2. быть полученной как результат криптографического преобразования при использовании ключа электронной подписи;
3. быть способной к идентификации лица-подписанта;
4. быть защищенной от внесения изменений и дополнений после факта заверения;
5. быть способной к проверке посредством указанного в квалифицированном сертификате ключа.

Похожие записи:

• Новые формы 7 и 8 алкогольной декларации
• Статус — «носитель русского языка» — как получить статус НРЯ
• Трудовой Кодекс о размерах выплат при сокращении в 2023 году