Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Объяснительная о невыполнении должностных обязанностей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как и любой документ, относящийся к внутреннему документообороту, объяснительная записка составляется на имя директора предприятия на чистом белом листе формата A4. В случае наличия утвержденного на предприятии бланка составления записки – составляется на нем.
Примеры и типичные ошибки
Панацеи от неправильного заполнения не существует, поскольку работодатели различаются по требованиям, выделению главного и второстепенного, однако примеры объяснительных записок о нарушениях, содержащих типичные ошибки можно разбить по группам:
- Перекладывание ответственности на работодателя или представителей предприятия при явном признании вины с формулировкой:
- «опоздал, поскольку вчера задержался по просьбе конкретного сотрудника», — фраза, перечёркивающая личную благодарность человека за задержку и не дающая положительных «баллов» со стороны руководства;
- «конкретного задания не выполнил в срок ввиду накладки с отпусками работников отдела, которым положено выполнение данной работы по должностным инструкциям», — формулировка, ставящая в двусмысленное положение руководство, подписавшего на отпуска соответствующие приказы;
- «проигнорировал запланированную встречу с контрагентом, поскольку подобного рода поручения не входят в круг моих должностных обязанностей», — фраза, подставляющая сотрудника, который поручил встретиться и правила внутреннего распорядка, исключающие чёткое установление иерархии и субординации;
- «не представил отчёт своевременно или допустил ошибку в связи с накопившейся усталостью от работы в авральном режиме, и невозможности использовать в силу производственной необходимости накопившиеся отгулы», — формулировка, намекающая на неправильно установленный режим времени труда и отдыха.
- Множественное число с формулировкой типа: «мы не предоставили…», «впредь обязуемся не допускать подобных нарушений», поскольку даже при поступлении обезличенной жалобы, объяснительная записка остаётся документом, составляемым от первого лица.
Часто задаваемые вопросы
— Что будет, если я откажусь писать объяснительную записку?
— Как уже говорилось выше, ответственность за отказ писать объяснительную не предусмотрена. Однако при нежелании работника объяснять свои действия работодатель должен составить акт об этом (то же самое касается ситуации, когда работник не уложился с подачей записки в двухдневный срок). В «Акте об отказе писать объяснительную записку» должны быть указаны:
- сведения о работнике (ФИО, должность, название подразделения);
- сведения о свидетелях отказа и/или составления акта (их должно быть минимум три человека);
- дата составления акта об отказе;
- ссылка на нормы, требующие от работника написать объяснительную;
- описание ситуации со слов сотрудника (если он согласен объяснять либо «без объяснения причин»);
- указание на то, что акт составлен в двух экземплярах, а работник с ним ознакомлен либо отказался знакомиться;
- перечень свидетелей, их подписи;
- подпись составителя документа и работника (если он согласен подписать).
Как правильно написать объяснительную, разъяснительную записку, чтобы не наказали: советы
Избежать наказания за нарушение поможет правильно составленная объяснительная.
ВАЖНО: Существует мнение, что работник, который пишет «объяснительную» записку, уже соглашается с тем, что в дальнейшем его обвинят в произошедшем. Но если написать «пояснительную» или «разъяснительную» — он будет признан невиновным. Это заблуждение, поэтому не стоит придумывать новые названия для объяснительной записки, а лучше грамотно составить ее текст.
Успех объяснительной записки зависит от точности соблюдения таких правил:
- Информация должна четко и кратко объяснять ситуацию.
- Стиль записки должен быть деловым. Неуместны в тексте объяснительной витиеватые фразы, красноречивые обороты.
- Ни в коем случае нельзя пытаться переложить свою вину на другого работника или скрыть значимые факты.
- В конце повествования будут уместны извинения и обещания впредь быть внимательнее.
- Следует использовать для написания объяснительной чистый лист, писать разборчиво и аккуратно.
Чтобы написать объяснительную записку, работодатель, как правило, дает два рабочих дня. В эти дни не входят отпуск и больничные.
Чтобы понять, как на практике это происходит, лучше разобрать на одном из примеров. Допустим, сотруднику было предложено написать заявление сегодня, а с завтрашнего дня он находится в отпуске по штатному расписанию. Тут не обязательно бросать все свои дела и бежать писать объяснительную. Можно со спокойной душой уезжать в отпуск, хорошенько отдохнуть все свои законные выходные, а после приезда будет еще один день, в который можно будет написать объяснительную.
У некоторых людей такая ситуация: пребывая в законном отпуске, начальник просит своего сотрудника срочно вернуться, чтобы написать объяснительную записку. Чтобы закон не был нарушен, начальник должен хотя бы на один день вызвать сотрудника из отпуска в приказном порядке.
Это можно осуществить только в том случае, когда сам сотрудник не против. Затем от работника, отдыхающего в отпуске, пишется согласие от руки. После этого он возвращается с отдыха на этот один день и пишет объяснительную. Пропущенный день отпуска начальник обязан выдать в иной день в качестве выходного
А вот если сотрудник находится на больничном, в этом случае руководитель не имеет права вызвать его, так это будет уже незаконно. По законодательству невозможно вызвать человека из отпуска во время больничного, чтобы тот написал объяснительную. Придется выждать, пока не закончится отпуск по болезни этого сотрудника.
Невыполнение плана наиболее типичное должностное нарушение. Это может быть план продаж за определенный срок, или план работы по проекту. Подобные нарушения могут привести к сбоям в рабочем процессе, уменьшении прибыли компании, а также репутационным рискам.
Для предотвращения негативных последствий, в том числе как воспитательная мера можно потребовать с персонала объяснительную о невыполнении поставленного плана.
Запрашивая данный документ, следует хорошо подготовиться. Для этого нужно иметь письменные доказательства, какой план и в какие сроки был поставлен. Как он был доведен до работников (желательно в письменной форме под подпись). Какие результаты достигнуты за конкретное время.
Сотрудники в записке должны также указать причины невыполнения плана (объективные и личные), что было предпринято для улучшения ситуации, свое видение для исправления недочета. На сопоставлении данных следует принимать решение о применении дисциплинарного наказания или нет.
Объяснительная о невыполнении должностных обязанностей
Объяснительная о невыполнении должностных обязанностей – это служебная записка, в которой сотрудник излагает причины и обстоятельства невыполнения своих должныстных обязанностей, которые должны быть прописаны в трудовом договоре. Определенные обязанности сотрудника прописываются в трудовом договоре, список этих обязанностей отражается в должностной инструкции, с которой работник должен обязательно ознакомиться под роспись до начала работ. Если работник не был ознакомлен с данными документами, то и требовать с него исполнения обязанностей нельзя.
Без такой записки работодатель не имеет права применять к своему сотруднику дисциплинарное взыскание. Каким будет дисцилинарное взыскание – напрямую зависит от руководства, но большую роль играет то, как провинившийся сотрудник сможет описать причины и обстоятельства произошедшего в объяснительной, которая может иметь как опровдательный, так и поясняющий характер. От того, насколько удачной и грамотной будет подача ситуации в обьяснительной, зависит решение руководства о наложении меры взыскания.
Преобладающей части граждан приходилось хотя бы единожды опаздывать на работу. В некоторых случаях выход на службу невозможен ввиду объективных либо субъективных причин. Также не исключена вероятность невыполнения возложенных обязанностей в установленные сроки. Иногда совершенные сотрудником ошибки сказываются на качестве работы. Подобные нарушения могут быть обусловлены уважительными причинами. Главной задачей работника должно стать донесение до начальника сути произошедшего наиболее выигрышным для себя образом.
Для разъяснения серьезных ситуаций используется письменная форма изложения, предполагающая составление определенного документа. В данном случае имеется ввиду объяснительная записка. Она может быть составлена как в оправдательном, так и в пояснительном ключе.
Предоставляемая начальству объяснительная записка входит в число документов официального характера. При ее оформлении следует придерживаться некоторых правил. В этом документе должны быть приведены сведения, объясняющие причину нарушения/проступка. Таким образом сотруднику предоставляется возможность высказывания собственного видения на сложившуюся ситуацию/проблему с целью оправдания перед начальником.
За правильность оформления объяснительной записки отвечает составляющее ее лицо. Принимаемое руководством решение зависит от убедительности приводимых доводов. Не последнюю роль играет грамотность изложения перечисленных в документе фактов. При соблюдении этих условий мера взыскания может оказаться минимальной, а то и вовсе отсутствовать.
Пример объяснительной записки о невыполнении задания
- обязательны поля – верхнее 2 сантиметра, левое 2 сантиметра, правое и нижнее допускается по 1 сантиметру;
- обязательно должно быть помещена титульная часть — кому адресована и от кого с полным указанием фамилии имени, отчества, она размещается в правом верхнем углу первого листа документа;
- название документа «Объяснительная записка» пишется посредине листа ниже титульной части;
- в конце ставится дата, должность, подпись лица составившего документ, фамилия и инициалы;
- если документ составлен на нескольких листах, то подпись ставится внизу каждого листа после текста.
Рассматривая применение порядка объяснения работником своих действий согласно ст.193 и ст.247 Трудового кодекса РФ в качестве обязательного действия при провед ении расследования до применения дисциплинарного взыскания или привлечения к материальной ответственности говорит о правовом пути урегулирования конфликта между работником и работодателем.
Объяснительная на тему почему не выполнен показатель
Образец объяснительной записки об отсутствии на рабочем месте Пример: Вообще, в соответствии с законодательством, отсутствие на рабочем месте без уважительной на то причины более 4 часов считается прогулом, вслед за которым может последовать увольнение либо другое дисциплинарное взыскание. Причины такого отсутствия могут быть серьезными и уважительными, поэтому объяснительная записка в этом случае поможет работнику оправдаться перед руководителем. Прежде чем приступать к написанию подобного рода объяснительной, нужно тщательно проанализировать обоснование своего отсутствия.
- Посередине бланка пишется: «объяснительная записка»;
- В описательной части расписываются обстоятельства и причины, которые привели к невыполнению служебных обязанностей;
- В конце документа ставится дата и подпись сотрудника.
- Обратите внимание! Если есть необходимость, к записке можно приложить доказательства своей невиновности или только частичной вины. Если в дисциплинарном нарушении есть не только ваша вина, то следует упомянуть о других участниках инцидента, однако прямо обвинять кого-то не стоит. Образец записки Для лучшего понимания, что такое объяснительная по поводу невыполнения служебных обязанностей, приведем образец такого документа: Директору кредитно-потребительского кооператива «Солнце Антонову В. М.
Генеральному директоруООО «МИА-СПА » Малиновской Н. С. администратора Ромашкиной В. П. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКАо невыполнении плана продаж За сентябрь 2021 года спа-салоном «Миа не выполнен план продаж услуг, выполнение составляет около 70%. Я, администратор салона «МИА Ромашкина Валентина Павловна, проанализировав возможные обоснования такого положения вещей, пришла к следующим выводам относительно причин: Требования к оформлению и срокам выполнения Объяснительная записка – это один из видов документов, дающий понять должностному лицу, имеющему все полномочия к руководству, причины невыполнения заданной работы, а также факты нарушения трудового порядка. Записки объяснительного типа могут использоваться и как сопроводительные сообщения к различной документации (планам и отчетам).
Юридическое значение объяснительных записок
Статья №193 Трудового Кодекса (ТК) РФ обязывает руководителя перед принятием решения о степени виновности и мере наказания работника получить его письменные объяснения, которые непременно должны учитываться в процессе служебного расследования.
Объяснительная записка наделена большим юридическим значением, ведь она позволяет:
- объективно и всесторонне оценить ситуацию;
- выявить виновных в происшествии;
- принять меры по предупреждению подобной ситуации в будущем;
- исключить дальнейшие трудовые споры, основанные на искажении фактов;
- справедливо наказать (или отменить наказание) виновного.
Для предоставления руководителю юридически ценного документа необходимо соблюдать все правила и нормы при его оформлении. Доказательной силы с юридической точки зрения записка не имеет и носит информационный характер.
Выявление сути нарушения
Для того чтобы выявить – действительно ли имело место нарушение со стороны сотрудника – необходимо провести анализ ситуации. В первую очередь, надо определить, были ли нарушены работником его трудовые обязанности. Если в ходе проверки окажется, что они действительно нарушены, то следующим шагом будет выявление наличия вины сотрудника в этом.
Совершенно необходимо, чтобы и работник, и его начальство понимали рамки своих полномочий и обязанностей. Для этого в начале трудового пути на данном предприятии с каждым сотрудником заключают трудовой договор, в котором четко описаны все права и обязанности сторон. До подписания этого документа следует внимательно изучить все его пункты.
Если профессия или должность включает какие-либо специфические особенности, то это должно быть прописано в индивидуальных инструкциях работников.
Также см. «Типовой трудовой договор: кто, для чего и когда может его заключать».
Поговорим о правовой базе
Статья 193-я ТК РФ указывает, что объяснительная записка должна быть написана работником до того, как к нему могут быть применены дисциплинарные меры (издан приказ о невыполнении должностных обязанностей). На составление и подачу ее ему дается два дня. В случае невыполнения указанного действия может быть сформирован соответствующий акт.
Важно понимать, что при отсутствии официальных объяснений ответственности за нарушение избежать всё равно не удастся. Если работник не использует свое законное право оправдаться, это остаётся его личной проблемой.
Кроме того, данный документ упоминается в статье 247-й ТК РФ. В ней закреплено положение, согласно которому, в случае нанесения ущерба для выяснения причины случившегося требование ко всем причастным лицам предоставить письменные объяснения является законным и обязательным. В случае отказа от написания документа или передачи работодателю составляется соответствующий акт. Но официальной формы данного документа (пояснительной записки) на законодательном уровне так и не утверждено.
Все обстоятельства, послужившие причиной проступка или правонарушения, должны быть изложены подробно. Поведение самостоятельно оценивается с точки зрения правомерности. Обязательно должны быть указаны все существенные обстоятельства, содействующие совершению проступка.
Необходимо подчеркнуть признание либо непризнание вины, а также зафиксировать мнение пишущего по поводу наступивших последствий обсуждаемого проступка и отношение его к предстоящему привлечению к ответственности. Следует ли самому оценивать свои действия в тексте объяснительной? Если наличие вины признается работником, это необходимо указать с последующим уточнением о недопустимости будущих подобных нарушений.
Чаще всего выполняют объяснительную записку от руки. Как вариант можно набрать её на компьютере, но с психологической точки зрения подобный документ вызовет меньше доверия у работодателя в связи с некоторой своей шаблонностью. Начальник может заподозрить, что подходящий по смыслу текст элементарно скачан (с внесением минимальных правок) из интернета, где во множестве имеются примеры объяснительных записок на все случаи жизни.
Как правильно написать, чтобы избежать наказания
Большая часть успеха при написании объяснительной записки зависит от ее правильного составления, для этого нужно соблюдать несколько правил:
- не допускать большого количества лишней информации и длительных повествований, информация должна содержать полезные сведения, объясняющие ситуацию;
- не употреблять красноречивых фраз, которые оскорбляют или, наоборот, превозносят другую сторону, принявшую участие в ситуации;
- не скрывать правды и не перекладывать свою вину на кого-либо, чистосердечное признание больше располагает к себе;
- не допускать в объяснительной грамматических и орфографических ошибок и помарок, она должна быть написана на чистом белом листе, аккуратным и разборчивым почерком, документ не должен вызывать раздражение только одним своим видом.