Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «6‑НДФЛ с 2023 года — обзор изменений в форме». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При обнаружении в поданной форме ошибки либо при пересчете НДФЛ за прошлый год подается уточнённый расчёт. Определенных сроков для этого Налоговый кодекс не предусматривает. Но если вы нашли ошибку сами, незамедлительно исправьте ее и представьте «уточнёнку».
Если внести исправление раньше того, как ошибку найдут налоговики, штрафа в размере 500 рублей можно избежать.
Особенности уточненной формы 6-НДФЛ таковы:
- указывается номер корректировки — «001» для первой, «002» для второй и так далее
- в полях, в которых найдены неточности и ошибки, нужно указать правильные данные
- остальные поля заполняются так же, как в первичном расчёте
Отдельно упомянем о том, как исправить форму, если вы указали неверный код КПП или ОКТМО. В этом случае нужно подавать 2 расчёта:
- В первом нужно указать правильные коды КПП и ОКТМО и поставить номер корректировки «000». Все прочие данные перенести из прежней формы.
- Во втором расчёте указывается номер корректировки «001», а также КПП и ОКТМО, которые были указаны в ошибочной форме. Во всех разделах должны быть проставлены нулевые данные.
Кто обязан отчитаться по налогу на доходы физлиц путем сдачи расчета 6-НДФЛ
Необходимость создавать расчет по форме 6-НДФЛ (далее — Расчет) есть у тех, кто признан налоговым агентом по НДФЛ. Их полный список приведен в п. 1 ст. 226 НК РФ. Больше информации — в статье «Кто является налоговым агентом по НДФЛ». Подробно остановимся на особенностях представления расчета отечественными фирмами и предпринимателями.
При этом указанные лица должны были в расчетном периоде выплачивать доходы, облагаемые НДФЛ, в пользу физических лиц. Здесь имеются в виду не только трудовые договоры, но и ГПД, и издательские лицензионные договоры, и договоры авторского заказа.
Расчет состоит из двух разделов, первый из которых заполняется нарастающим итогом с начала налогового периода, а во второй вносятся данные, относящиеся только к тому кварталу, за который составляется расчет. Таким образом, эта отчетность является квартальной и представляется контролирующим службам не позднее последнего дня следующего за отчетным кварталом месяца. Как заполнить 6-НДФЛ онлайн, читайте здесь.
Общие положения по заполнению формы
Форма 6-НДФЛ заполняется на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физлицам налоговым агентом, предоставленных физлицам налоговых вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ, содержащихся в регистрах налогового учета (п. 1.3 Порядка).
В разделе 1 указываются сроки перечисления налога и суммы удержанного налога за последние три месяца отчетного периода (п. 3.1 Порядка).
В разделе 2 отражаются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного и фактически полученного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке (п. 4.1 Порядка).
Сведения о доходах каждого работника (справки из приложения 1 к форме 6-НДФЛ) подлежат заполнению только по итогам календарного года (п. 5.1 Порядка).
В форме 6-НДФЛ обязательны к заполнению все реквизиты и суммовые показатели. При отсутствии значения по суммовым показателям отражается ноль (0). Если для отражения какого-либо показателя не требуется заполнения всех знакомест соответствующего поля, в незаполненных знакоместах в правой части поля делается прочерк. Дробные числовые показатели заполняются аналогично целым числовым показателям (п. 1.13, 1.14 Порядка).
Страницы формы 6-НДФЛ имеют сквозную нумерацию. Поле «Стр.» заполняется на каждой странице расчета, кроме титульного листа. Если показатели соответствующих разделов расчета не могут быть размещены на одной странице, заполняется необходимое количество страниц расчета (п. 1.17 Порядка).
Кто сдает 6-НДФЛ в 2023 году
В 2023 году условия, согласно которым определяется обязательства субъектов хозяйствования по сдаче отчета 6-НДФЛ, не изменились. Как и прежде, данный отчет сдают организации и ИП, выполняющие функции налоговых агентов, а именно выплачивающие доход физлицам и удерживающие из такого дохода суммы НДФЛ.
Руководствуясь абз. 3 п. 2. ст. 230 НК РФ, обязательства по сдаче отчета 6-НДФЛ в 2023 году присваиваются:
- юрлицам и предпринимателям, которые имеют сотрудников и выплачивают им зарплату и прочие виды вознаграждения на основании трудовых договоров;
- субъектам хозяйствования, которые привлекают наемных работников на основании договоров гражданско-правового характера (ГПХ);
- организации и ИП, осуществляющие выплаты физлицам за аренду недвижимости, имущество, оказание услуг, т.п.
Шаг 2. Заполняем раздел 1
Раздел 1 предусмотрен для отражения обязательств налогового агента.
Сначала указывается код бюджетной классификации для уплаты НДФЛ, затем сумма подоходного налога, обобщенная по всем сотрудникам, за последние три месяца отчетного периода. Алгоритм, как вычислить сумму удержанного налога в стр. 020 расчета, таков:
- В поле 021 указать сумму подоходного налога по первому сроку перечисления.
- В поле 022 — по второму сроку перечисления.
- В поле 023 — по третьему сроку перечисления.
- В поле 024 — по четвертому сроку перечисления
- В поле 020 просуммировать НДФЛ, удержанный за последние три месяца отчетного периода.
В поле 030 указывают общую сумму подоходного налога, который вернули в последние три месяца отчетного периода. А в поля 031 и 032 вносятся даты возврата и суммы возвращенного НДФЛ.
Напоминаем, что индивидуальные предприниматели отчитываются по форме 6-НДФЛ только в том случае, если выплачивают физическим лицам доходы, облагаемые налогом на доходы физических лиц. Это могут быть выплаты наемному персоналу, то есть физлицам, работающим у ИП по трудовому договору, или же выплаты вознаграждений по ГПД.
Индивидуальный предприниматель, имеющий наемный персонал, отчитывается по форме 6-НДФЛ за доходы, выплаченные физическим лицам, по месту своей регистрации в этом качестве. Если же предприниматель осуществляет деятельность на ЕНВД или на патентной системе налогообложения, то представлять расчет необходимо в налоговую инспекцию по месту осуществления деятельности на ЕНВД и на ПСН соответственно.
Зачастую бывает, что предприниматель имеет несколько торговых точек на ЕНВД, относящихся к одной налоговой инспекции, но имеющих разные коды ОКТМО. В этом случае необходимо сдавать несколько расчетов по каждому ОКТМО. Обо всей отчетности ИП мы рассказали здесь.
***
Налоговые агенты обязаны отчитываться по форме 6-НДФЛ, выплачивая вознаграждение и заработную плату физическим лицам. Сдавать отчетность в общем случае положено в налоговый орган по месту регистрации организации или ИП. При этом расчет представляется отдельно по каждому обособленному подразделению организации или по каждому месту регистрации в качестве плательщика ЕНВД индивидуальным предпринимателем. Также может возникнуть необходимость представить несколько расчетов в одну и ту же инспекцию с разными ОКТМО.
***
Еще больше информации по теме — в рубрике «НДФЛ».
РАЗДЕЛ 1. «Данные об обязательствах налогового агента».
В Разделе 1 отразите сведения о налоге, удержанном в последние три месяца отчетного периода, а также о налоге, возвращенном в указанный период. Сведения заполняйте отдельно по каждому КБК.
Поле 010 «Код бюджетной классификации» раздела 1: укажите КБК, на который перечисляете налог (например, если в организации есть сотрудники, доход которых облагается по прогрессивной ставке 15 процентов, понадобится заполнить отдельный лист раздела 1.
Поля 020–022 (ранее строки 120 и 140). Здесь укажите НДФЛ, удержанный в последние три месяца отчетного периода, с разбивкой по крайним срокам уплаты. Ориентируйтесь на дату удержания НДФЛ. Например, в разделе 1 расчета за I квартал 2022 года нужно отразить сведения о налоге, удержанном в период с 1 января по 31 марта 2022 года. Например, матпомощь выплатили деньгами 31 марта, срок уплаты НДФЛ с нее попадет на 1 апреля, несмотря на это, такой налог нужно включить в раздел 1 расчета за I квартал.
Далее заполняются поля с указанием сроков оплаты НДФЛ в бюджет.
Сгруппируйте удержанные суммы НДФЛ по сроку уплаты в бюджет. Дату, не позднее которой нужно перечислить НДФЛ, укажите в поле 021 «Срок перечисления налога», а сумму удержанного налога в эту дату – в поле 022 «Сумма налога». Даты указывайте в соответствии с п.6 статьи 226 и п.9 статьи 226.1 НК. Обычно, это день, следующий за днем выплаты дохода. Однако, для больничных и отпускных срок перечисления НДФЛ отличается: последнее число месяца, в котором производились такие выплаты (НК РФ ст.226 п6 абз2).
Если срок уплаты НДФЛ выпал на выходной, праздничный или нерабочий день по указу Президента, в поле 021 укажите ближайший за ним рабочий день – действует правило переноса срока уплаты налога.
Поле 020 «Сумма налога на доходы физических лиц, удержанная в последние три месяца отчетного периода». Здесь указывается обобщенная сумма налога, удержанная в последние три месяца отчетного периода. Этот показатель должен быть равен сумме по всем заполненным полям 022.
Поля 030–032. В полях 030-032 отразите сведения о возвращенных физлицу суммах налога. В поле 031 «Дата возврата налога» укажите дату перечисления излишне удержанного НДФЛ на счет физлица, а в поле 032 «Сумма налога» – сумму возвращенного налога. В поле 030 «Сумма налога на доходы физических лиц, возвращенная в последние три месяца отчетного периода» укажите общую сумму налога, возвращенную физлицам за последние три месяца отчетного периода. Этот показатель должен быть равен сумме по всем заполненным полям 032.
Если на странице не хватило полей 021–022 или 031–032, следует перейти на новую страницу. При этом обобщающие показатели в полях 020 и 030 необходимо заполнить для каждого КБК только на первой странице.
Если налог с выплаты не удерживали, поля 021 и 022 не заполняйте. Указывать в поле 021 «00.00.0000» не нужно. Подобное требование действовало при заполнении раздела 2 старой формы 6-НДФЛ.
Открываем обособленное подразделение: как и куда сдавать 6-НДФЛ
Обязанность по оформлению и сдаче 6-НДФЛ по обособленным подразделениям (ОП) у компании возникает, если выплачены доходы:
- работникам, исполняющим трудовые обязанности на территориально отдаленных от головного офиса стационарных рабочих местах (созданных на срок более 1 месяца);
- физическим лицам по договорам гражданско-правового характера, заключенным уполномоченными лицами от имени ОП.
Если доход выплачен хотя бы 1 такому физическому лицу, у бухгалтерской службы может возникнуть вопрос: как заполнить и сдать 6-НДФЛ по обособленному подразделению?
Представлять 6-НДФЛ обязано каждое ОП по месту своего налогового учета, независимо:
- от количества зарегистрированных фирмой ОП;
- численности получающих от ОП доход физических лиц;
- иных условий деятельности ОП.
См. также: «ФНС разъяснила, как сдавать 6-НДФЛ за работников в другом городе».
При обнаружении в поданной форме ошибки либо при пересчете НДФЛ за прошлый год подается уточнённый расчёт. Определенных сроков для этого Налоговый кодекс не предусматривает. Но если вы нашли ошибку сами, незамедлительно исправьте ее и представьте «уточнёнку».
Если внести исправление раньше того, как ошибку найдут налоговики, штрафа в размере 500 рублей можно избежать.
Особенности уточненной формы 6-НДФЛ таковы:
- указывается номер корректировки — «001» для первой, «002» для второй и так далее
- в полях, в которых найдены неточности и ошибки, нужно указать правильные данные
- остальные поля заполняются так же, как в первичном расчёте
Отдельно упомянем о том, как исправить форму, если вы указали неверный код КПП или ОКТМО. В этом случае нужно подавать 2 расчёта:
- В первом нужно указать правильные коды КПП и ОКТМО и поставить номер корректировки «000». Все прочие данные перенести из прежней формы.
- Во втором расчёте указывается номер корректировки «001», а также КПП и ОКТМО, которые были указаны в ошибочной форме. Во всех разделах должны быть проставлены нулевые данные.
Кто сдает 6-НДФЛ в 2023 году
В 2023 году условия, согласно которым определяется обязательства субъектов хозяйствования по сдаче отчета 6-НДФЛ, не изменились. Как и прежде, данный отчет сдают организации и ИП, выполняющие функции налоговых агентов, а именно выплачивающие доход физлицам и удерживающие из такого дохода суммы НДФЛ.
Руководствуясь абз. 3 п. 2. ст. 230 НК РФ, обязательства по сдаче отчета 6-НДФЛ в 2023 году присваиваются:
- юрлицам и предпринимателям, которые имеют сотрудников и выплачивают им зарплату и прочие виды вознаграждения на основании трудовых договоров;
- субъектам хозяйствования, которые привлекают наемных работников на основании договоров гражданско-правового характера (ГПХ);
- организации и ИП, осуществляющие выплаты физлицам за аренду недвижимости, имущество, оказание услуг, т.п.
Несколько ОП находятся внутри одного муниципального образования
Если обсобки находятся в пределах одного административного образования, но они подчиняются разным ФНС, то зарегистрировать ОП нужно в налоговой по месту его нахождения. Тогда ему будет присвоен отдельный код причины постановки, который является важным реквизитом при заполнении отчетности.
Тогда, при ликвидации такого предприятия, вся отчётность по 6-НДФЛ по обособленному подразделению будет подаваться в инспекцию по месту учёта. Оплата налога может быть произведена единым платёжным документом.
Если же ОП располагаются в различных муниципальных образованиях, то отчётность сдаётся по каждому ликвидируемому предприятию в ту ФНС, к которой оно «прикреплено». Оплата налога также производится отдельными платёжками.
При регистрации ОП и головного предприятия в одной налоговой таких проблем возникнут не должно.
Сроки уплаты НДФЛ в 2023 году
В 2023 году работодатели должны уплатить НДФЛ с выплат работникам в следующие сроки:
|
Сроки перечисления |
Размер рассчитанного и удержанного НДФЛ |
|
Строка 021 (1-й срок) |
|
|
Строка 022 (2-й срок) |
|
|
Строка 023 (3-й срок) |
|
|
Строка 024 (4-й срок) |
с 23 по 31 декабря. Данное поле следует оставить пустым, составляя отчёт за 1-й квартал, полугодие и 9 месяцев |
Ситуации, когда надо делать отчет, если нет зарплаты
Вместе с тем вопрос о том, нужно ли сдавать 6-НДФЛ нулевую, отнюдь не праздный, поскольку 6-НДФЛ составляется нарастающим итогом за год, а ситуация по выплате работникам доходов в течение этого года может меняться. Например, могут возникать такие варианты:
- выплат нет в течение всего года — тогда ни один отчет 6-НДФЛ по этому году не сдается;
- выплаты появились только в 4-м квартале отчетного года — квартальные отчеты сдавать не надо, но подача годового будет обязательной;
- выплаты возникли в 3-м квартале года — не сдают отчеты за 1-й квартал и полугодие, но представить их за 9 месяцев и год необходимо, причем даже в том случае, если в 4-м квартале выплат доходов уже не будет;
- выплаты появились во 2-м квартале — не нужен отчет за 1-й квартал, но все последующие являются обязательными, даже если доход в 3-м и 4-м кварталах уже не выплачивался;
- выплаты имели место в 1-м квартале, но отсутствуют в последующих — отчеты нужно подавать за весь год.
Для того, чтобы не пропустить сроки сдачи 6-НДФЛ, ознакомьтесь с нормами, представленными в таблице ниже.
| Отчет | Когда сдавать |
| Декларация о подоходном налоге ФЛ за 2022 год | 17 февраля 2023 года |
| Отчет за первый квартал | 25 апреля 2023 года |
| Отчет за первое полугодие | 25 июнь 2023 года |
| 6-НДФЛ за девять месяцев | 25 октября 2023 года |
| Годовой | 25 февраля 2024 года |
Также в 2023 году будут изменены сроки НДФЛ налогового агента. Все зависит от того, когда именно был оплачен налог. Если удержание было в январе, то считается с 1 по 22 число этого же месяца. Время перечисления – 30.01.2023.
Ответственность за нарушение сроков сдачи
Дата сдачи справки о доходах за предыдущий период каждый год одинаковая. Исключение составляют только года, в которые указанная дата сдачи приходится на выходной день. В этом случае отчётность сдаётся в ближайший рабочий день.
При несвоевременной подаче сведений в налоговые органы наступает административная ответственность в виде штрафа.
Для организаций размер штрафа установлен в размере 200 рублей за каждую несданную справку. В случае ошибки или предоставлении ложных сведений в 2-НДФЛ, сумма штрафа составит уже 500 рублей. В том случае если организация или ИП сами заметят ошибку и исправят её, штрафа можно избежать.
2-НДФЛ сдаётся лишь один раз в год и к этому нужно подойти ответственно. Работу нужно провести большую, поэтому разумнее будет начать готовиться к сдаче заранее, чтобы успеть все сделать в срок.