Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужен ли путевой лист: как сотрудники ГИБДД разводят водителей на деньги». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Напомним, формы путевых листов, в частности для легковых, грузовых автомобилей, автобусов (и т.п.), а также указания по их заполнению были утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее — Постановление N 78). Указанным документом было предусмотрено, что путевые листы выдаются (выписываются) и действительны только на один рабочий день (или смену). Кроме того, пунктом 2 Постановления N 78 было предусмотрено, что ведение первичного учета с применением утвержденных форм путевых листов установлено для юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющимися отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году
Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2022 год в приказе от 11.09.2020 № 368.
Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:
- Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
- Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
- Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
- Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
- ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
- Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
- Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Оформляем условие о компенсации за использование автомобиля и возмещении расходов, связанных с его использованием
Допустим, при заключении трудового договора стороны договорились, что работник будет использовать свой автомобиль в служебных целях. В таком случае условия о компенсации за его использование и возмещении расходов, связанных с использованием автомобиля, должны быть прописаны в трудовом договоре.
Выглядеть это может следующим образом.
…
5.2. При использовании личного имущества Работника Работодатель обязан выплачивать ему компенсацию. Ее размер определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом руководителя учреждения.
…
В процессе работы заключается дополнительное соглашение, в котором фиксируются точное наименование и марка автомобиля, реквизиты документов, подтверждающих право владения этим автомобилем (ПТС, свидетельство о государственной регистрации и т. д.), а также размер и порядок выплаты компенсации и виды расходов, которые будут компенсироваться. Приведем выдержку из дополнительного соглашения.
Как часто выписываются путевые листы для служебного автомобиля
О порядке применения путевых листов специалисты Минфина России высказались в письме от 30.11.2012 N 03-03-07/51, в котором пришли к выводу о том, что профессиональные перевозчики должны выписывать путевые листы ежедневно (Постановление N 78), а нетранспортные компании могут разработать форму путевого листа самостоятельно и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца (п. 10 Приказа N 152).
Нужно ли оформлять путевой лист и иные «маршрутные» документы, как именно?
«Маршрутные» документы отражают частоту использования транспортного средства. С их помощью можно подтвердить как факт использования арендованного авто, так и горюче-смазочные расходы (ГСМ).
Путевые листы относятся к «маршрутным» документами. Они не имеют унифицированной формы, потому при их составлении можно указать, за какой период водитель должен отчитываться об пользовании авто.
Путевые листы арендуемых машин учитываются в специальном регистрационном журнале, который обязуются вести как ИП, так и юридические лица.
Для утверждения формы путевого листа необходимо внести следующие пункты:
- Номер документа, наименование и дата его выдачи.
- Срок рейса (не более одного месяца).
- Информация о собственнике.
- Информация о транспортном средстве.
- Поле для данных одометра (перед рейсом и после).
- Дата начала и окончания рейса.
- Подпись и Ф.И.О. работника, который использовал авто.
- Дата и время медицинского осмотра водителя.
- Информация о прохождении техосмотра.
«Расходные» бумаги, учет и проводки по авто
Если при оформлении договора организация согласилась покрывать расходы на эксплуатацию авто, то появляется необходимость их фиксации. Для этого используют различные «расходные» документы. К ним, прежде всего, относят чеки на горюче-смазочные расходы, оплату мойки, парковки, страховки и пр.
Водители должны в обязательном порядке сохранять все чеки на топливо и прочие расходы, поскольку без них отразить расходы в бухгалтерском учете попросту невозможно.
Если при заключении соглашения с сотрудником было оговорено, что расходы на эксплуатацию транспортного средства будут выдаваться ему авансом, то в бухгалтерском учете эти операции необходимо будет провести следующим образом:
- Деньги из кассы выдаются под отчет. Дт — 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кт — 50 «Касса» (51 «Расчеты с подотчетными лицами»).
- Затраты на использование ТС принимаются к учету в МПЗ. Дт — 10 «Материалы», Кт — 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
- Затраты на использование авто списаны в расходах. Дт — 20 «Основное производство» (91 «Прочие расходы»), Кт — 10 «Материалы».
Если же при соглашении было оговорено, что работник сначала пользуется собственными средствами, а организация возмещает их после, то в документации нужно будет указать, что сначала были приняты к учету затраты на использование транспортного средства (Дт — 10 «Материалы», Кт — 71 «Расчеты с подотчетными лицами»). Затем следует выдать работнику деньги из кассы (Дт — 71 «расчеты с подотчетными лицами», Кт — 50 «касса» [51 расчетные счета]).
Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы
Да, нужно.
По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).
Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.
Новые обязательные реквизиты путевых листов с 1 января 2021 года
6. Сведения о транспортном средстве включают:
…
2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
2) государственный регистрационный номер транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), его регистрационный номер, и/или инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);
Ранее подпункт 2 требовал, чтобы в путевом листе указывался регистрационный номер транспортного средства. Однако троллейбусы и трамваи регистрационных номеров не имеют. В новой редакции в путевой лист допускается вносить инвентарный номер троллейбуса или трамвая. То есть номер, который указан на борту этого транспортного средства.
6. Сведения о транспортном средстве включают:
…
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);
5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.
Подпункты 4 и 5 содержат два важных изменения:
- пункты поменялись местами, то есть имеет смысл изменить их порядок и в путевом листе;
- вместо выезда и возврата на парковку, теперь используются термины выпуск на линию и возвращение с линии.
Выше рассмотрены изменения, которые нужно внести в бланк путевого листа. А далее речь пойдет о том, как изменился порядок оформления путевых листов.
18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.
Действующий приказ Минтранса требует, чтобы путевые листы хранились в организации не менее 5 лет. В документе, который начнет действовать в 2021 году, подобное требование отсутствует.
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.
| Время оформления | Срок действия | |
|---|---|---|
| Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня | До начала первого рейса | На один день |
| Рейс превышает продолжительность смены | До начала рейса | На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день |
Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.
В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения перевозки». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.
Что нужно добавить в путевые листы с 1 января 2021 года?
Данный перечень не изменился. Он остался прежним. Но добавилась информация по сведениям о собственнике (владельце) транспортного средства. Ранее компания или ИП в путевом листе отмечали для юридического лица – наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона; для индивидуального предпринимателя – фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.
Изменения в путевых листах в 2021 году не предусмотрены. Последние обновления вступили в силу еще в декабре 2017 (утв. приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2017 г.) и от 07.11.2017 № 476). Требования к заполнению дополнены новыми обязательными реквизитами. В то же время отменена круглая печать на форменном бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом.
- Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
- Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
- Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
- Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
- Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
- Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
- Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
- Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
- Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
- Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
- Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
- Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).
Отсутствие у фирмы путевых листов на арендованные автомобили не лишает ее возможности учитывать расходы на аренду. Поскольку подтверждением данных затрат являются акты об оказании услуг и другие документы. (постановление ФАС Московского округа от 03.10.2013 № А40-78836/12).
Путевые листы заполнять нужно. В том числе и на арендованные автомобили. Поскольку именно «путевки» позволят определить, как регулярно используется транспорт, а также выявить маршрут его движения (письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1).
Когда авто берётся у владельца, являющегося юрлицом, в служебных целях, то вопроса, нужны ли путевые листы на арендованный автомобиль, не возникает. Ведь предприятие тратится не только на саму аренду, но и на бензин и прочие ГСМ. Каждая из этих затрат должна быть экономически обоснована, иначе к этому может придраться при проверке налоговый инспектор. Любой расход предприятия должен быть направлен на получение дохода, чтобы его можно было учесть в целях уменьшения налогооблагаемой базы.
Нужен ли мне путевой лист, если у меня есть договор аренды автомобиля? — вопрос №14723686 от 19.10.2018
- Рассмотрим для этого четыре ситуации:
- частное лицо арендует авто у частного лица;
- машину арендует частное лицо у юридического в личных целях;
- транспортное средство берёт напрокат компания у другой компании;
- фирма арендует автомобиль у собственного сотрудника.
Если договор аренды заключается между двумя частными лицами, и они обходятся просто доверенностью на вождение автомобиля, то никаких путевок, естественно, нужно не будет. Но только в той ситуации, когда машина берётся человеком для поездок по личным делам.
Если же машину берёт сотрудник компании для поездок в рабочих целях, то тогда целесообразнее заключить договор не между сотрудником и его приятелем, а сделать это от имени конторы.
Вторая ситуация, когда частное лицо берёт машину, допустим, для турпоездки в другой город, тоже не требует путевки. В договоре можно только отметить цель аренды автомобиля.
КОГДА АРЕНДАТОР – ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО
Когда авто берётся у владельца, являющегося юрлицом, в служебных целях, то вопроса, нужны ли путевые листы на арендованный автомобиль, не возникает. Ведь предприятие тратится не только на саму аренду, но и на бензин и прочие ГСМ.
Каждая из этих затрат должна быть экономически обоснована, иначе к этому может придраться при проверке налоговый инспектор.
Любой расход предприятия должен быть направлен на получение дохода, чтобы его можно было учесть в целях уменьшения налогооблагаемой базы.
Документ, который подтвердит расходы компании на топливо, как раз и есть путевой лист. Поэтому не столь важно, кто является хозяином автомобиля: если расходы понесены из средств предприятия, то правильно отразить их в налоговом отчёте поможет именно путевка.
Но что делать, если начальство кому-то из своих сотрудников говорит: «Сгоняй на вокзал за командированным к нам сотрудником и забери его багаж»? А потом точно так же просит привезти канцтовары, потому что грузовик компании в ремонте, и, наконец, требует развезти по всем контрагентам в Северной столице новогодние презенты! А какие могут быть пробки в мегаполисе, и сколько в них сгорает бензина, хорошо представляет любой водитель.
Естественно, сотрудник возьмётся за поручение, попросив оплатить ему бензин. Поэтому автоматически получается, что его личная машина в аренде, но нужен ли путевой лист? В этой ситуации нужен не только путевой лист, но и договор аренды автомобиля фирмой у частного лица.
- Сам по себе договор аренды тоже ничего не даст, потому что налоговые органы посчитают эту аренду нецелевым расходованием средств.
- КОГДА МОЖНО НЕ ОФОРМЛЯТЬ ПУТЕВОЙ ЛИСТ
- Если нет времени возиться со всеми этими бумагами, а потом скрупулёзно вписывать все расходы в бухгалтерскую отчётность, то тогда хозяину конторы проще выплатить вознаграждение и оплатить расходы на бензин и прочие затраты из собственных средств.
Ведь налоговому инспектору не докажешь, что новогодние презенты контрагентам, а тем более – их своевременная доставка, помогают предприятию получить прибыль.
Все понимают, что это так, что хороший психологический климат помогает заключению дальнейших сделок, только вот налоговики могут посчитать это недостаточным основанием.
Следовательно и затраты порекомендуют отнести на какие-нибудь хозяйственные или прочие расходы. И хорошо, если ещё не начислят предприятию штраф.
Сколько действует путевой лист?
Маршрутный лист выдается на один день, либо на один рейс.
Конечно, ежедневное заполнение всех вышеуказанных данных – достаточно трудоемкое занятие, особенно если у компании большой автопарк. Можно ли выписать путевой лист на несколько дней, недель или даже месяцев?
Можно. В соответствии с Приказом Минтранспорта № 368, путевой лист может выдаваться на 1 поездку (1 рейс) в том случае, если она длится дольше одного дня. Иными словами, если предстоит долгая дорога – достаточно выписать один путевой лист перед ее началом, и он будет действителен на протяжении всего рейса, даже если этот рейс займет несколько недель.
Но если автомобили каждый вечер возвращаются назад, на парковку маршрутный лист нужно выписывать каждый день. В связи с чем возникает вопрос…
Штраф за отсутствие путевого листа
Ну и последний вопрос, который будет рассмотрен в данной статье, — штраф за отсутствие путевого листа. Наказание предусмотрено частью 2 статьи 12.3 КоАП и представляет собой предупреждение или штраф в размере 500 рублей
Удачи на дорогах!
Дополнительная информация
- в размере 500 рублей для самого водителя;
- 20 тысяч руб должностному лицу на предприятии;
- 100 тысяч руб в отношении юрлица или ИП.
Правила заполнения путевого листа для легкого автомобиля в 2022 году
Особенности заполнения документа прописаны в пунктах 9-18 Приказа Минтранса № 152.
Обязательно указывается порядковый номер в соответствии с хронологией и журналом учета, а также прописываются сведения:
- О владельце ТС:
- правовая форма юридического лица;
- наименование компании;
- ОГРН, местонахождение и телефоны.
- Об автомобиле:
- тип ТС (легковой) и модель;
- реквизиты номерного знака;
- показания километража пробега (одометра), которые снимаются в момент выезда с места парковки и при возвращении на нее по окончании смены;
- дата и время с фиксацией часов и минут выезда и возвращения;
- дата и точное время прохождения технического контроля автомобиля, предваряющего выход в рейс.
- О водителе, который допущен к эксплуатации ТС в рабочую смену:
- ФИО;
- данные прохождения осмотра медика перед рейсом и после с указание точной даты и времени.
Приказ Минтранса № 467 исключил обязанность проставлять в путевой лист штамп работника медицинского профиля, проводившего осмотр водителя. Достаточно заверить его подписью и расшифровкой.
Свою особенность заполнения имеют путевые листы, которые заполняются на один автомобиль и нескольких водителей, управляющие в течение дня посменно. Тогда начальные дата, время и показания километража прописываются в лист того из водителей, кто первым выезжает с парковки, а конечные данные – в лист заезжающего на парковку.
Отразите в путевом листе маршрут движения легкового автомобиля с указанием пунктов следования, расхода бензина в соответствии с показаниями приборов и фактических затрат.
Период действия путевого листа может быть, согласно п. 4 приказа Минтранса от № 152:
- один трудовой день, когда водитель за его продолжительность совершает один и более рейсов. В документе фиксируется дата (ЧЧ, ММ, ГГГГ);
- срок более одного рабочего дня в соответствии с длительностью рейса. Указываются даты его начала и окончания.
Ответственность и штрафные санкции (ФНС, ГИБДД)
Если путевой лист по служебному автомобилю не оформлен, либо выписан с ошибками, то за это могут наказать не только работники ДПС при проверке документов, но и ФНС.
Какое именно наказание понесет водитель, если у него нет на руках путевки, устанавливает КОАП. Считается, что за эксплуатацию транспорта отвечает он сам, поэтому в случае отсутствия путевого листа на водителя будет наложен штраф в 500 рублей.
Кроме этого, штраф могут также наложить на ответственное лицо организации, которое обязано производить оформление таких документов. На него может оформляться штраф в 20 тыс. рублей. Также штрафные санкции могут быть распространены и на компанию, за что на юридическое лицо наказывается на 100 тыс. рублей.
Еще один повод для штрафа — это неверное оформление бланка путевки, либо отсутствие на нем необходимых отметок. Так, если на документе не проставлен штамп о прохождении медосмотра, то может оформляться штраф в сумме 5 тыс. рублей на ответственное лицо и 30 тыс. рублей на компанию. Этот же размер штрафов действует и в случае непрохождения техосмотра перед выездом автомобиля.
Внимание! Необходимо отметить, что данные штрафы равно распространяются как на компании, так и на предпринимателей.
Поскольку путевые листы служат для подтверждения расходов компании, то эти документы может также проверять и ФНС. Если таких бланков нет, либо они были потеряны, то орган посчитает это нарушением учета доходов и расходов, из-за чего наложен штраф в 10 тыс. рублей.
Если в течение одного периода таких нарушений будет выявлено несколько, то размер санкций может быть увеличен до 30 тыс. рублей. Помимо этого, если будет принято решение, что организация произвела занижение налоговой базы, то дополнительно она будет оштрафована в размере 20% от суммы недоплаты.
Кто платит штраф назначенный водителю такси?
В 2023 году штраф оплачивает то лицо, на которое он выписан. В постановлении указывается ответственный за нарушение, независимо от того, кто выносит документ, суд или сотрудник ГИБДД.
Так, если вина лежит именно на водителе такси, как на физическом лице, то он и будет выплачивать штраф. Если речь идёт о вине должностного лица или организации в целом, то и санкция будет наложена на них. Например, организация, занимающаяся перевозками, не предоставила сотрудникам техническую возможности выдачи чека. Соответственно, штраф будет наложен на юридическое лицо.
Лицо, привлекаемое к ответственности, может попытаться изменить субъект. Например, организация предоставит доказательства, она выдавала детские кресла и их отсутствие в машине – вина только таксиста. В таком случае ответственность налагается именно на таксиста.